Haushaltsnahe Dienstleistungen: was Sie bei Reinigung und Steuer beachten sollten

Worum es bei haushaltsnahen Dienstleistungen geht

Wer eine Reinigungsfirma für den eigenen Haushalt beauftragt, fragt sich oft, ob sich ein Teil der Kosten steuerlich auswirkt. Die Grundlage dafür ist § 35a des Einkommensteuergesetzes. Er sieht für bestimmte haushaltsnahe Aufwendungen eine Ermäßigung der Einkommensteuer vor. Das Besondere: Die Ermäßigung wird nicht vom Einkommen abgezogen, sondern direkt von der festgesetzten Steuer.

Dieser Ratgeber erklärt, was im Gesetz steht und wie Sie Ihre Unterlagen so führen, dass nichts verloren geht. Er ersetzt keine Steuerberatung. Ob und in welcher Höhe sich Aufwendungen bei Ihnen auswirken, hängt von Ihrer persönlichen Lage ab und wird im Zweifel von Ihrem Finanzamt oder Ihrer Steuerberatung beurteilt. Prozentsätze und Höchstbeträge nennen wir bewusst nicht, weil sie sich ändern können; der aktuelle Wortlaut steht frei zugänglich auf gesetze-im-internet.de.

Was § 35a EStG unterscheidet

Das Gesetz kennt drei Gruppen. Für jede gilt eine eigene Regel, und die Gruppen werden getrennt betrachtet. Für Reinigungsleistungen ist vor allem die zweite Gruppe wichtig.

Absatz 2 nennt ausdrücklich auch Pflege- und Betreuungsleistungen sowie Kosten der Heimunterbringung, soweit darin haushaltsübliche Dienstleistungen enthalten sind. Wie eine konkrete Leistung zuzuordnen ist, etwa eine Entrümpelung mit kleineren Instandsetzungen, sollten Sie im Einzelfall klären lassen.

Die Voraussetzungen aus dem Gesetz

Absatz 4 und 5 des Paragrafen legen fest, unter welchen Bedingungen die Ermäßigung überhaupt in Betracht kommt. Die folgenden Punkte stehen direkt im Gesetzestext und sind deshalb die wichtigsten Prüffragen.

• Haushalt in der EU oder im EWR: Die Leistung muss in einem Haushalt des Steuerpflichtigen erbracht werden, der in der Europäischen Union oder im Europäischen Wirtschaftsraum liegt.
• Keine Betriebsausgaben oder Werbungskosten: Was bereits als Betriebsausgabe oder Werbungskosten berücksichtigt wird, kann nicht zusätzlich nach § 35a geltend gemacht werden.
• Nur Arbeitskosten: Die Ermäßigung gilt nur für den Anteil der Arbeitskosten, nicht für Material.
• Rechnung: Sie müssen eine Rechnung erhalten haben.
• Zahlung auf das Konto: Die Zahlung muss auf das Konto des Leistungserbringers erfolgt sein. Barzahlung genügt nicht.
• Gemeinsamer Haushalt: Leben mehrere Personen in einem Haushalt, können die Höchstbeträge insgesamt nur einmal in Anspruch genommen werden.

Für Handwerkerleistungen nach Absatz 3 nennt das Gesetz zusätzlich eine Ausnahme: Öffentlich geförderte Maßnahmen, für die Darlehen oder steuerfreie Zuschüsse genutzt werden, sind dort ausgenommen.

Welche Reinigungsleistungen in Betracht kommen

Haushaltsnah sind Tätigkeiten, die gewöhnlich auch von Mitgliedern des Haushalts erledigt werden könnten. Bei der Reinigung liegt das nahe: Fenster putzen, Böden wischen, Bad und Küche reinigen. Entscheidend ist, dass die Leistung im Haushalt erbracht wird und dass Rechnung und Zahlung den Anforderungen entsprechen.

In der Praxis begegnen uns in Schleswig-Holstein und Hamburg vor allem diese Fälle, bei denen die Frage nach § 35a auftaucht. Ob sie im Einzelnen begünstigt sind, entscheidet das Finanzamt.

Mehr zum Ablauf einer Räumung lesen Sie im Ratgeber Entrümpelung: Ablauf, zur Endreinigung im Ratgeber Wohnungsendreinigung beim Auszug.

Mieter und Wohnungseigentümer: Nebenkosten und Hausgeld

Viele Reinigungsleistungen bezahlen Sie nicht direkt, sondern über die Betriebskostenabrechnung als Mieter oder über das Hausgeld als Wohnungseigentümer. Typisch sind Treppenhausreinigung, Glasreinigung im Eingangsbereich und Winterdienst. Den Auftrag erteilt dann die Hausverwaltung oder der Vermieter, die Rechnung geht an diese.

Wie solche Anteile bei Mietern und Eigentümern berücksichtigt werden können, hat die Finanzverwaltung in Verwaltungsanweisungen erläutert. Für Sie wichtig ist vor allem: Die Abrechnung sollte die Kosten für haushaltsnahe Dienstleistungen nachvollziehbar ausweisen, also den Anteil, der auf Ihre Wohnung entfällt, und möglichst den Arbeitskostenanteil. Fragen Sie bei Ihrer Hausverwaltung nach, ob eine entsprechende Bescheinigung erstellt wird. Mehr zur Abrechnung der Treppenhausreinigung lesen Sie im Ratgeber Treppenhausreinigung und Betriebskosten.

So sollte die Rechnung aussehen und so ordnen Sie Belege

Weil das Gesetz nur Arbeitskosten begünstigt, ist eine klare Rechnung der wichtigste Baustein. Eine Pauschale ohne Aufteilung macht es Ihnen und dem Finanzamt schwer. Achten Sie darauf, dass die Rechnung mindestens die folgenden Angaben enthält.

• Name und Anschrift des Leistungserbringers sowie Ihr Name.
• Anschrift des Haushalts, in dem die Leistung erbracht wurde.
• Datum oder Zeitraum der Leistung.
• Genaue Bezeichnung der Leistung, etwa „Fensterreinigung innen und außen, Erdgeschoss und Obergeschoss“.
• Getrennter Ausweis von Arbeitskosten, Material und gegebenenfalls Entsorgung oder Anfahrt.
• Umsatzsteuer, sofern ausgewiesen.

Bewahren Sie Rechnung und Kontoauszug zusammen auf. Die Überweisung ist der Nachweis, dass die Zahlung auf das Konto des Leistungserbringers erfolgt ist. Bei Daueraufträgen mit monatlicher Rechnung lohnt sich ein eigener Ordner für das Steuerjahr.

Wer erst im Frühjahr des Folgejahres beginnt, Rechnungen zusammenzusuchen, findet selten alles wieder. Eine kleine Routine verhindert das. Sie kostet im Jahr kaum eine Stunde und erspart Rückfragen vom Finanzamt.

Legen Sie für jedes Steuerjahr eine Mappe oder einen digitalen Ordner an. Jede Rechnung für Reinigung, Winterdienst oder Räumung kommt sofort hinein, zusammen mit dem passenden Kontoauszug oder einem Ausdruck der Überweisung. Notieren Sie auf der Rechnung kurz, für welche Wohnung oder welches Haus die Leistung erbracht wurde, falls Sie mehrere Objekte haben. Wenn die Nebenkostenabrechnung oder die Hausgeldabrechnung eintrifft, prüfen Sie gleich, ob die haushaltsnahen Anteile ausgewiesen sind. Fehlt die Angabe, ist jetzt der richtige Zeitpunkt für eine Nachfrage bei der Verwaltung, nicht erst kurz vor Abgabe der Steuererklärung.

Bei einem Wechsel der Wohnung im Laufe des Jahres heben Sie die Unterlagen beider Haushalte getrennt auf. Gerade bei Umzug, Endreinigung und Entrümpelung fallen in kurzer Zeit mehrere Rechnungen an, die sonst leicht durcheinandergeraten.

Typische Fehler, die die Ermäßigung kosten können

Die meisten Probleme entstehen nicht durch komplizierte Rechtsfragen, sondern durch einfache Formfehler. Diese Punkte sehen wir in der Praxis am häufigsten.

• Barzahlung: Das Gesetz verlangt die Zahlung auf das Konto des Leistungserbringers. Eine Quittung über Bargeld genügt nicht.
• Keine Aufteilung: Die Rechnung nennt nur einen Gesamtbetrag ohne Arbeitskostenanteil.
• Falscher Haushalt: Die Leistung wurde an einem Ort erbracht, der nicht Ihr Haushalt ist, etwa in einer vermieteten Wohnung.
• Doppelte Berücksichtigung: Kosten einer vermieteten Wohnung oder eines Arbeitszimmers werden als Werbungskosten angesetzt und zusätzlich nach § 35a.
• Unterlagen fehlen: Die Nebenkostenabrechnung weist die Anteile nicht aus, und niemand fragt rechtzeitig nach.

Gewerbliche Auftraggeber: § 35a gilt hier nicht

Für Unternehmen, Praxen, Kanzleien und Vermieter ist § 35a nicht das richtige Werkzeug. Die Reinigung eines Büros in Hamburg-Altona oder einer Praxis in Neumünster ist für den Betrieb eine Betriebsausgabe und wird dort berücksichtigt. Auch bei vermieteten Wohnungen gehören Reinigungskosten in die Vermietungseinkünfte, soweit sie nicht als Betriebskosten auf die Mieter umgelegt werden.

Die Abgrenzung ist im Gesetz selbst angelegt: Was Betriebsausgabe oder Werbungskosten ist, fällt nicht unter § 35a. Wer sowohl privat als auch betrieblich reinigen lässt, etwa ein Wohnhaus mit Büro im Erdgeschoss, sollte die Leistungen getrennt beauftragen und abrechnen lassen. Das schafft Klarheit für beide Seiten.

Unser Rat für die Praxis

Klären Sie schon beim Auftrag, dass Sie eine Rechnung mit getrenntem Arbeitskostenanteil brauchen, und zahlen Sie per Überweisung. Sammeln Sie die Belege über das Jahr und geben Sie sie mit der Steuererklärung an Ihre Steuerberatung oder tragen Sie sie selbst ein. Bei Unsicherheiten, etwa bei Haushaltsauflösungen nach einem Todesfall oder bei gemischt genutzten Gebäuden, ist ein kurzes Gespräch mit einer Steuerberatung gut investiert. Hinweise zum Ablauf einer Haushaltsauflösung finden Sie im Ratgeber Haushaltsauflösung nach einem Todesfall.

Staffclean reinigt Wohnungen, Treppenhäuser und Wohnanlagen in Schleswig-Holstein und Hamburg und übernimmt Entrümpelungen und Haushaltsauflösungen. Steuerliche Beratung leisten wir nicht. Ein Angebot erhalten Sie kostenlos und unverbindlich über die Angebotsanfrage.