Treppenhausreinigung als Betriebskosten: Umlage auf Mieter richtig regeln

Vorweg: Was dieser Ratgeber leistet

Für Vermieter, Hausverwaltungen und Eigentümergemeinschaften gehört die Treppenhausreinigung zu den regelmäßigen Kosten eines Mietshauses. Häufig stellt sich die Frage, ob und wie diese Kosten über die Nebenkostenabrechnung an die Mieter weitergegeben werden können. Dieser Ratgeber erklärt die gesetzlichen Grundlagen, wie sie im Wortlaut der Betriebskostenverordnung und des Bürgerlichen Gesetzbuchs stehen, und gibt praktische Hinweise aus Sicht einer Gebäudereinigung.

Wichtig: Dies ist keine Rechtsberatung. Im Einzelfall entscheiden der Mietvertrag, die Rechtsprechung und die konkreten Umstände. Bei Zweifeln oder Streit sollten Sie einen Mieterverein, Haus- und Grundbesitzerverein oder eine Rechtsanwältin hinzuziehen. Beträge nennen wir bewusst nicht, denn die Kosten hängen stark vom Haus und vom Leistungsumfang ab.

Die gesetzliche Grundlage: § 2 Nr. 9 BetrKV

Die Betriebskostenverordnung zählt in § 2 auf, welche Kosten Betriebskosten sind. Unter Nummer 9 stehen die Kosten der Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung. Zu den Kosten der Gebäudereinigung gehören nach dem Wortlaut die Kosten für die Säuberung der von den Bewohnern gemeinsam genutzten Gebäudeteile, wie Zugänge, Flure, Treppen, Keller, Bodenräume, Waschküchen und der Fahrkorb des Aufzugs. Den Text finden Sie auf gesetze-im-internet.de unter der Betriebskostenverordnung, § 2.

Die Treppenhausreinigung fällt damit ausdrücklich unter die Betriebskosten. Entscheidend ist das Merkmal gemeinsam genutzt: Es geht um Flächen, die alle Bewohner benutzen, nicht um die einzelne Wohnung.

§ 1 der Verordnung beschreibt Betriebskosten allgemein als laufende Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum oder den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes entstehen. Ausdrücklich nicht dazu gehören nach § 1 Abs. 2 Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten. Das ist für die Abgrenzung bei Reinigungsleistungen wichtig, wie weiter unten gezeigt.

Voraussetzung: Vereinbarung im Mietvertrag

Dass eine Kostenart in der Verordnung steht, bedeutet noch nicht, dass der Mieter sie zahlen muss. Nach § 556 Abs. 1 BGB können die Vertragsparteien vereinbaren, dass der Mieter Betriebskosten trägt. Ohne eine solche Vereinbarung im Mietvertrag bleiben die Kosten beim Vermieter.

In vielen Mietverträgen wird auf die Betriebskostenverordnung verwiesen. Ob ein solcher Verweis ausreicht oder einzelne Positionen ausdrücklich genannt sein müssen, hängt von der Formulierung und der Rechtsprechung ab. Prüfen Sie im Zweifel den Vertrag mit fachlicher Unterstützung, bevor Sie eine neue Kostenposition in die Abrechnung aufnehmen.

Nach § 556 Abs. 3 BGB ist über Vorauszahlungen jährlich abzurechnen, dabei ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden; danach ist eine Nachforderung grundsätzlich ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten.

Was umlagefähig ist und was nicht

Für die Praxis ist die Abgrenzung der Leistungen entscheidend. Nicht alles, was eine Reinigungsfirma im Haus erledigt, ist automatisch eine Betriebskostenposition nach Nummer 9. Die folgende Übersicht zeigt eine vorsichtige Einordnung anhand des Wortlauts. Im Einzelfall kann die Bewertung abweichen.

Außenanlagen, Gehwegreinigung und Winterdienst nennt die Verordnung nicht unter Nummer 9; sie gehören je nach Leistung zu anderen Positionen, etwa zur Straßenreinigung oder zur Gartenpflege. Wenn eine Firma mehrere dieser Leistungen erbringt, sollte die Rechnung sie getrennt ausweisen, damit jede Position richtig zugeordnet werden kann.

Einmalige Sonderreinigung: Vorsicht bei der Umlage

Betriebskosten sind nach § 1 BetrKV laufende Kosten. Daraus ergibt sich eine wichtige Frage: Was ist mit Reinigungen, die nur einmal oder aus besonderem Anlass stattfinden? Beispiele sind die Reinigung nach einem Wasserschaden, nach Malerarbeiten im Treppenhaus oder die Beseitigung von Graffiti.

Solche Arbeiten hängen oft mit einer Instandsetzung oder einem Schadensfall zusammen. Sie sind dann eher dieser Maßnahme zuzurechnen als der laufenden Gebäudereinigung. Ob eine einzelne Sonderreinigung umgelegt werden darf, ist eine Frage des Einzelfalls und der Rechtsprechung. Im Zweifel sollte sie getrennt gebucht und nicht pauschal in die Nebenkosten übernommen werden.

Anders kann es bei regelmäßig wiederkehrenden periodischen Arbeiten aussehen, etwa einer jährlichen Grundreinigung des Treppenhausbodens. Auch hier lohnt eine klare Dokumentation, damit nachvollziehbar ist, dass es sich um laufende Pflege handelt.

Verteilung auf die Mieter

Wie die Kosten auf die einzelnen Wohnungen verteilt werden, regelt zunächst der Mietvertrag. Haben die Parteien nichts anderes vereinbart, sind die Betriebskosten nach § 556a Abs. 1 BGB vorbehaltlich anderer Vorschriften nach dem Anteil der Wohnfläche umzulegen.

In der Praxis führt das manchmal zu Fragen: Ein Mieter im Erdgeschoss nutzt das Treppenhaus weniger als jemand im vierten Stock. Trotzdem gilt der vereinbarte oder gesetzliche Maßstab. Ob in Sonderfällen ein anderer Maßstab angemessen ist, hängt vom Vertrag und vom Einzelfall ab.

Bei Häusern mit Gewerbeeinheiten, etwa einer Praxis oder einem Laden im Erdgeschoss mit eigenem Zugang, kann eine Aufteilung nach Nutzungsgruppen sinnvoll sein. Das sollte vertraglich geregelt sein, bevor die erste Abrechnung erstellt wird.

Wirtschaftlichkeit und saubere Unterlagen

Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit aus § 556 Abs. 3 BGB bedeutet: Der Vermieter soll keine unnötig hohen Kosten verursachen, die er dann an die Mieter weitergibt. Daraus folgt nicht, dass immer das günstigste Angebot gewählt werden muss. Es sollte aber ein angemessenes Verhältnis zwischen Leistung und Kosten bestehen, und der Leistungsumfang sollte zum Haus passen.

Praktisch heißt das: Holen Sie bei der Vergabe Vergleichsangebote ein und dokumentieren Sie, warum Sie sich für einen Anbieter entschieden haben. Wie Sie dabei vorgehen, beschreibt der Ratgeber Kosten der Gebäudereinigung: die Faktoren.

• Schriftlicher Reinigungsvertrag mit Leistungsverzeichnis je Bauteil und Intervall.
• Rechnungen, auf denen Treppenhausreinigung, Außenanlagen und Winterdienst getrennt ausgewiesen sind.
• Reinigungsnachweise im Treppenhaus oder digitale Protokolle.
• Unterlagen zu Sonderreinigungen getrennt von der laufenden Reinigung ablegen.
• Vergleichsangebote und Begründung der Auswahl aufbewahren.
• Belegeinsicht vorbereiten: Mieter haben in der Regel das Recht, Belege einzusehen.

Einen Überblick über die Leistungen, die typischerweise zur Treppenhausreinigung gehören, gibt der Ratgeber Treppenhausreinigung: Leistungen und Intervalle. Was in einen guten Vertrag gehört, erklärt der Ratgeber zu den Inhalten eines Reinigungsvertrags.

Eigenleistung und Hausordnung

Nicht immer reinigt eine Firma. In manchen Häusern übernehmen Mieter die Reinigung selbst im Wechsel, festgelegt in der Hausordnung oder im Mietvertrag. Dann entstehen keine Kosten, die umgelegt werden könnten. Wird später auf eine Fachfirma umgestellt, sollte geprüft werden, ob der Mietvertrag die Umlage dieser Kosten zulässt. Die Abwägung beschreibt der Ratgeber Treppenhaus: Hausordnung oder Firma.

Reinigt der Vermieter selbst oder durch eigene Beschäftigte, erlaubt § 1 Abs. 1 BetrKV, Eigenleistungen mit dem Betrag anzusetzen, der für eine gleichwertige Leistung eines Dritten angesetzt werden könnte, jedoch ohne die Umsatzsteuer des Dritten. Auch hier ist eine nachvollziehbare Dokumentation wichtig.

Für Mieter selbst kann im Übrigen die Frage interessant sein, ob Anteile an Reinigungskosten steuerlich als haushaltsnahe Dienstleistung berücksichtigt werden können. Diesem Thema widmet sich der Ratgeber Haushaltsnahe Dienstleistungen und Steuer.

Typische Fehler in der Abrechnung

• Leistungen vermischt: Treppenhaus, Gartenpflege und Winterdienst stehen in einer Summe. Besser: getrennte Positionen auf der Rechnung.
• Sonderreinigung pauschal umgelegt: Reinigung nach einem Schaden wird als laufende Reinigung abgerechnet. Besser: getrennt buchen und prüfen.
• Keine Grundlage im Mietvertrag: Die Position wird abgerechnet, obwohl sie nicht vereinbart ist. Besser: Vertrag vorher prüfen.
• Leistungsumfang unklar: Mieter bezweifeln, dass gereinigt wurde. Besser: Leistungsverzeichnis und Reinigungsnachweis.
• Frist verpasst: Die Abrechnung kommt nach Ablauf von zwölf Monaten. Besser: Rechnungen der Reinigungsfirma zeitnah einholen und ablegen.

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