Angebot anfragen: welche Angaben eine Reinigungsfirma braucht

Warum gute Angaben bessere Angebote bringen

Ein Reinigungsangebot ist im Kern eine Zeitrechnung: Wie lange braucht ein Team, um Ihre Räume in der gewünschten Häufigkeit und Qualität zu reinigen? Jede Lücke in den Angaben muss der Anbieter mit einer Annahme füllen. Mal schätzt er großzügig, mal knapp — und beides führt später zu Ärger, entweder über die Höhe des Angebots oder über die Leistung im Alltag.

Wer seine Anfrage gut vorbereitet, bekommt vergleichbare Angebote. Alle Anbieter rechnen dann mit denselben Grundlagen, und Sie sehen echte Unterschiede in Arbeitsweise und Organisation statt Unterschiede in den Annahmen. Die folgende Liste zeigt, was gebraucht wird. Nicht alles muss lückenlos vorliegen; vieles klärt sich bei der Objektbegehung.

Flächen und Raumgruppen

Die Grundlage jeder Kalkulation ist die Reinigungsfläche, also die Fläche, die tatsächlich gereinigt wird. Sie weicht oft von der Mietfläche ab: Technikräume, Archive oder Lager werden vielleicht gar nicht oder nur selten gereinigt.

Noch wichtiger als die Gesamtzahl ist die Aufteilung nach Raumgruppen. Ein Quadratmeter Sanitärraum kostet ein Vielfaches an Arbeitszeit im Vergleich zu einem Quadratmeter Flur. Wenn Sie Grundrisse oder ein Raumbuch haben, legen Sie es bei. Wenn nicht, genügt zunächst eine einfache Aufstellung.

Bodenbeläge und Ausstattung

Welche Böden verlegt sind, bestimmt Geräte, Mittel und Zeit. Teppichboden wird gesaugt, elastische Beläge wie Linoleum oder PVC werden feucht gewischt und brauchen gelegentlich eine Pflege, Naturstein im Eingang reagiert empfindlich auf falsche Reiniger. Nennen Sie, soweit bekannt, den Belag je Raumgruppe. Einen Überblick gibt das Glossar unter Bodenbelag.

Auch die Ausstattung beeinflusst den Aufwand: viele Glastrennwände, offene Regale mit Akten, Schreibtische mit vielen Gegenständen, Hochglanzfronten oder besonders empfindliche Geräte. Ein kurzer Hinweis spart dem Anbieter Rätselraten.

• Belag je Raumgruppe: Teppich, Linoleum, PVC, Fliese, Parkett, Naturstein, Beschichtung
• Glasflächen innen: Trennwände, Glastüren, Vitrinen
• Möblierung: aufgeräumte Arbeitsplätze oder viele Ablagen
• Empfindliche Bereiche: Serverraum, Labor, Archiv
• Vorhandene Wasseranschlüsse und Abstellraum für Reinigungsmaterial

Nutzung und gewünschte Intervalle

Wie stark Räume genutzt werden, ist der zweite große Faktor. Ein Büro mit fünf Personen verschmutzt anders als ein Schulungsraum mit wechselnden Gruppen. Geben Sie an, wie viele Menschen sich ungefähr im Gebäude aufhalten, ob Publikumsverkehr besteht und an welchen Tagen das Objekt genutzt wird.

Wenn Sie bereits Vorstellungen zu den Intervallen haben, schreiben Sie sie dazu — etwa „Sanitär täglich, Büros zweimal pro Woche, Teeküche täglich“. Wenn Sie unsicher sind, sagen Sie das offen. Ein erfahrener Anbieter schlägt Intervalle vor und begründet sie. Mehr zur Frage, wie oft welcher Bereich sinnvollerweise gereinigt wird, steht im Ratgeber Reinigungsintervalle festlegen.

Zeitfenster und Zugang

Wann darf gereinigt werden? Früh morgens vor Arbeitsbeginn, abends nach Feierabend oder während der Öffnungszeiten? Diese Angabe beeinflusst die Einsatzplanung stark. Reinigung am Tag hat eigene Vor- und Nachteile, die im Ratgeber Daytime Cleaning beschrieben sind.

Ebenso wichtig ist der Zugang: Gibt es eine Alarmanlage? Wird ein Schlüssel, ein Transponder oder ein Code übergeben? Gibt es Parkmöglichkeiten für das Reinigungsteam und einen Platz, an dem Material gelagert werden kann? In der Hamburger Innenstadt oder in Altbauvierteln in Kiel ist das keine Nebensache — fehlende Stellplätze und weite Wege kosten Zeit.

• Mögliche Reinigungszeiten je Wochentag
• Zeiten, in denen nicht gereinigt werden darf (Sprechstunden, Besprechungen)
• Schlüssel, Transponder oder Zugangscode
• Alarmanlage und Ansprechpartner bei Fehlalarm
• Parken, Anlieferung, Lagerraum für Material

Verbrauchsmaterial, Müll und Sonderwünsche

Klären Sie früh, wer Toilettenpapier, Papierhandtücher, Seife und Müllbeutel stellt. Manche Auftraggeber kaufen selbst ein, andere lassen das Material vom Dienstleister liefern und auffüllen. Beides ist möglich, muss aber im Angebot erkennbar sein.

Auch die Müllentsorgung gehört in die Anfrage: Wo stehen die Sammelbehälter, wird Papier, Verpackung und Restmüll getrennt, und wer bringt die Tonnen an die Straße? Wenn Sie zusätzlich regelmäßige Sonderleistungen wünschen, etwa die Glasreinigung zweimal im Jahr oder eine Grundreinigung der Böden in den Sommerferien, nennen Sie sie gleich mit. So erhalten Sie ein Gesamtbild statt späterer Nachträge.

Vorbereitungsliste zum Ausdrucken

Diese Liste können Sie vor der Anfrage durchgehen. Je mehr Punkte Sie beantworten, desto genauer wird das Angebot.

Häufige Lücken in Anfragen

In der Praxis fehlen bestimmte Angaben besonders oft. Am häufigsten ist es die Zahl der Sanitärobjekte: „vier Toiletten“ kann vier Kabinen oder vier Anlagen mit jeweils mehreren Kabinen, Urinalen und Waschbecken bedeuten. Ebenso oft fehlt der Hinweis auf Publikumsverkehr — eine Arztpraxis in Neumünster mit vollem Wartezimmer hat ganz andere Anforderungen als ein Büro gleicher Größe.

Ein weiterer Klassiker sind Flächen, die „eigentlich nicht“ dazugehören, dann aber doch gereinigt werden sollen: der Keller mit dem Archiv, das Treppenhaus, das man mit einem anderen Mieter teilt, oder die Außentreppe vor dem Eingang. Klären Sie diese Grenzen vorher. Wenn ein Leistungsverzeichnis vorliegt, sind solche Fragen meist schon beantwortet.

Besonderheiten je Objektart angeben

Manche Gebäude bringen Anforderungen mit, die ein Anbieter ohne Hinweis kaum erraten kann. Nennen Sie diese Punkte ausdrücklich, auch wenn sie Ihnen selbstverständlich erscheinen.

In Arztpraxen, Pflegeeinrichtungen und Kitas gibt es oft einen Hygieneplan, der festlegt, welche Flächen desinfizierend gereinigt werden und mit welchen Mitteln. Legen Sie ihn der Anfrage bei oder nennen Sie zumindest die Bereiche, für die er gilt. In Wohnanlagen ist wichtig, ob die Reinigung über die Betriebskosten abgerechnet wird und ob es einen Aushang mit dem Reinigungsplan geben soll. In Hallen und Werkstätten zählen Bodenart, Verschmutzung durch Öl, Späne oder Reifenabrieb und die Frage, ob Maschinen gereinigt werden dürfen oder ausdrücklich ausgenommen sind.

Bei Läden und Filialen geht es meist um enge Zeitfenster vor der Öffnung, um Schaufenster und um stark beanspruchte Eingangsbereiche. Ein Geschäft in einer Fußgängerzone in Lübeck hat im Herbst und Winter ganz andere Schmutzmengen im Eingang als im Sommer. Solche saisonalen Schwankungen gehören ebenfalls in die Anfrage.

Wie Sie Angebote anschließend vergleichen

Wenn alle Anbieter dieselben Angaben bekommen haben, lassen sich die Angebote fair nebeneinanderlegen. Prüfen Sie zuerst, ob jedes Angebot alle Raumgruppen und Sonderleistungen enthält. Danach vergleichen Sie die Intervalle und die angesetzte Arbeitszeit. Erst zum Schluss lohnt der Blick auf die Summe.

Weicht ein Angebot stark von den anderen ab, fragen Sie nach, worauf das beruht. Oft liegt die Ursache in einer abweichenden Annahme — etwa dass Glastüren nicht enthalten sind oder dass das Treppenhaus nur einmal pro Woche gereinigt wird. Wie Sie aus den Unterschieden einen passenden Anbieter auswählen, beschreibt der Ratgeber Reinigungsfirma finden.

Anfrage bei Staffclean

Staffclean erstellt Angebote für Gebäudereinigung, Unterhaltsreinigung und weitere Leistungen in Schleswig-Holstein und Hamburg. Das Angebot ist kostenlos und unverbindlich; die Anfrage stellen Sie über die Angebotsanfrage. Was Sie dort nicht wissen, klären wir gemeinsam vor Ort.