Leistungsverzeichnis für die Gebäudereinigung selbst erstellen

Was ein Leistungsverzeichnis leistet

Ein Leistungsverzeichnis beschreibt, welche Reinigungsarbeiten in welchen Räumen wie oft erledigt werden. Es ist die gemeinsame Sprache zwischen Auftraggeber und Dienstleister. Ohne dieses Dokument reden beide aneinander vorbei: Der eine erwartet, dass Heizkörper regelmäßig abgewischt werden, der andere hat sie nie eingeplant.

Ein gutes Verzeichnis erfüllt drei Aufgaben. Es macht Angebote vergleichbar, weil alle Anbieter dieselbe Leistung kalkulieren. Es macht die Leistung prüfbar, weil jede Tätigkeit mit Intervall festgehalten ist. Und es schafft Klarheit im Alltag, weil das Reinigungsteam genau weiß, was zu tun ist.

Schritt 1: Das Raumbuch anlegen

Die Basis ist ein Raumbuch, also eine Liste aller Räume mit ihren Merkmalen. Für jeden Raum notieren Sie Bezeichnung oder Nummer, Etage, ungefähre Fläche, Bodenbelag und Nutzung. Grundrisse aus der Gebäudeakte oder vom Vermieter helfen dabei. Fehlen sie, gehen Sie mit einem Maßband oder Laser-Entfernungsmesser durch die Räume — für Reinigungszwecke reicht eine Genauigkeit auf den Quadratmeter.

Nehmen Sie auch Flächen auf, die selten gereinigt werden, etwa Archiv, Technikraum oder Keller. Sie können im Verzeichnis später ein langes Intervall bekommen oder ausdrücklich ausgeschlossen werden. Wichtig ist, dass klar ist, was dazugehört und was nicht.

Schritt 2: Räume zu Raumgruppen zusammenfassen

Räume mit ähnlicher Nutzung und ähnlichem Reinigungsbedarf werden zu Raumgruppen zusammengefasst. So müssen Sie Tätigkeiten und Intervalle nicht für jeden Raum einzeln festlegen, sondern nur einmal je Gruppe. Das spart Arbeit und hält das Verzeichnis übersichtlich.

Bewährt haben sich wenige, klar abgegrenzte Gruppen. In einem typischen Bürogebäude reichen oft fünf bis acht. Wichtig ist, dass Räume mit hohem Hygienebedarf nicht mit gewöhnlichen Büros zusammengefasst werden.

• Büro- und Arbeitsräume
• Besprechungs- und Schulungsräume
• Verkehrsflächen: Flure, Treppen, Eingang, Aufzug
• Sanitärräume: WC, Waschräume, Duschen
• Teeküchen und Sozialräume
• Sonderräume: Behandlungsraum, Labor, Serverraum, Lager

Schritt 3: Tätigkeiten je Raumgruppe festlegen

Für jede Raumgruppe beschreiben Sie, was genau gemacht werden soll. Formulieren Sie Tätigkeiten so, dass man sie prüfen kann: nicht „Büro reinigen“, sondern „Papierkörbe leeren, Müllbeutel bei Bedarf wechseln“, „frei zugängliche Tischflächen feucht wischen“, „Boden saugen“.

Unterscheiden Sie dabei zwischen Arbeiten am Boden, an Möbeln und Oberflächen, an Sanitärobjekten, an Glas und an Kontaktflächen wie Türgriffen und Lichtschaltern. Halten Sie fest, ob Schreibtische mit Unterlagen gereinigt werden oder nur freigeräumte Flächen. Das ist ein häufiger Streitpunkt in Büros, der sich mit einem Satz klären lässt.

Schritt 4: Intervalle bestimmen

Das Reinigungsintervall legt fest, wie oft eine Tätigkeit ausgeführt wird. Üblich sind Angaben wie täglich, dreimal pro Woche, wöchentlich, monatlich, vierteljährlich oder jährlich. Bei Arbeitstagen sollten Sie klarstellen, ob „täglich“ fünf oder sechs Tage pro Woche meint.

Die Intervalle richten sich nach Nutzung und Anspruch. Sanitärräume und Teeküchen brauchen fast immer tägliche Reinigung. Büros mit wenigen Personen kommen oft mit zwei oder drei Terminen pro Woche aus. Hochliegende Flächen, Heizkörper oder Türrahmen werden meist monatlich oder seltener gereinigt. Ausführliche Hinweise gibt der Ratgeber Reinigungsintervalle festlegen.

Beispieltabelle: Ausschnitt aus einem Leistungsverzeichnis

Die folgende Tabelle zeigt, wie ein Ausschnitt für ein kleines Bürogebäude aussehen kann. Sie ist ein Muster und muss an Ihr Objekt angepasst werden. Preise gehören nicht in das Verzeichnis selbst, sondern in das Angebot des Dienstleisters.

Ergänzend gehören Leistungen in das Verzeichnis, die nicht in jedem Turnus anfallen: die Grundreinigung oder Einpflege der Böden, die Fenster- und Glasreinigung oder die Reinigung von Jalousien. Sie werden als eigene Positionen mit eigenem Intervall geführt, damit klar ist, dass sie nicht Teil der laufenden Reinigung sind.

Schritt 5: Rahmenbedingungen ergänzen

Neben den Tätigkeiten gehören allgemeine Regelungen in das Leistungsverzeichnis oder in eine Vorbemerkung. Sie verhindern, dass wichtige Fragen erst im laufenden Betrieb auftauchen.

• Reinigungszeiten und Tage, an denen nicht gereinigt wird
• Regelung für Feiertage, Betriebsferien und Brückentage
• Wer Verbrauchsmaterial stellt und wer es auffüllt
• Mülltrennung und Weg der Abfälle bis zum Sammelbehälter
• Schlüssel, Zugang, Alarmanlage
• Anforderungen an Reinigungsmittel, etwa für empfindliche Beläge
• Art der Qualitätskontrolle und Umgang mit Mängeln

Für die Qualitätskontrolle lohnt sich eine kurze Beschreibung, wie Leistungen geprüft werden — etwa gemeinsame Begehungen in festen Abständen. Hintergrund dazu liefert der Ratgeber Qualitätskontrolle in der Reinigung.

Häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden

Der häufigste Fehler sind zu ungenaue Tätigkeiten. „Sanitär reinigen“ lässt offen, ob Wandfliesen, Trennwände und Spiegel dazugehören. Ein zweiter Fehler sind Intervalle ohne Bezug zur Nutzung: Ein Schulungsraum, der nur montags belegt ist, braucht keine tägliche Reinigung, ein vielgenutzter Eingangsbereich in Lübeck oder Flensburg im Herbst dagegen schon.

Drittens werden Verzeichnisse oft einmal geschrieben und nie angepasst. Wenn sich die Nutzung ändert, etwa durch mehr Homeoffice oder neue Mitarbeiter, sollten Sie das Verzeichnis überprüfen. Viele Auftraggeber machen das einmal im Jahr zusammen mit dem Dienstleister.

Und schließlich: Leistungsverzeichnisse, die aus einer fremden Vorlage übernommen werden, passen selten. Nutzen Sie Muster als Gerüst, aber füllen Sie sie mit den Räumen und Abläufen Ihres eigenen Objekts.

Formulierungen, die sich bewährt haben

Wie eine Tätigkeit beschrieben ist, entscheidet darüber, ob sie später eindeutig geprüft werden kann. Einige Grundsätze helfen beim Formulieren:

• Ein Verb je Tätigkeit: saugen, feucht wischen, nass wischen, leeren, auffüllen, entstauben — nicht „säubern“ oder „pflegen“ ohne Zusatz
• Gegenstand benennen: „Waschbecken und Armaturen“ statt „Sanitärobjekte“, wenn es auf Einzelheiten ankommt
• Grenzen ziehen: „frei zugängliche Flächen“ oder „bis zur Griffhöhe“ klären, was nicht erwartet wird
• Bedingungen nennen: „bei Bedarf“ nur mit Erklärung, wann der Bedarf vorliegt
• Ergebnis statt Methode, wo sinnvoll: „frei von sichtbaren Flecken“ kann eine Methode ergänzen

Der letzte Punkt führt zu einer anderen Art der Beschreibung. Bei der ergebnisorientierten Reinigung wird nicht das Intervall vorgegeben, sondern der Zustand, der erreicht werden soll. Das kann in einzelnen Bereichen sinnvoll sein, verlangt aber klare Kontrollkriterien. Für den Einstieg ist ein tätigkeitsbezogenes Verzeichnis meist einfacher zu handhaben.

Leistungsverzeichnis bei Ausschreibungen

Öffentliche Auftraggeber wie Kommunen, Schulträger oder Behörden schreiben Reinigungsleistungen in der Regel aus. Hier ist das Leistungsverzeichnis besonders wichtig, weil es Grundlage für den Wettbewerb und später für die Abrechnung ist. Unklare Positionen führen dort zu Bieterfragen, Nachträgen oder schwer vergleichbaren Angeboten.

Auch private Auftraggeber mit mehreren Gebäuden, etwa Hausverwaltungen in Hamburg oder Unternehmen mit Standorten in Kiel und Rendsburg, profitieren von einem einheitlichen Aufbau. Wenn alle Objekte nach denselben Raumgruppen gegliedert sind, lassen sich Leistungen und Angebote standortübergreifend vergleichen. Mehr zum Vorgehen beschreibt der Ratgeber Ausschreibung der Gebäudereinigung.

Unterstützung durch Staffclean

Wenn Sie kein eigenes Verzeichnis haben, erstellt Staffclean nach der Objektbegehung einen Vorschlag als Grundlage für das Angebot — für Unterhaltsreinigung ebenso wie für Glasreinigung und weitere Leistungen in Schleswig-Holstein und Hamburg. Anfragen können Sie über die Angebotsanfrage stellen.