Ratgeber · Reinigungsfirma beauftragen
Öffentliche Ausschreibung der Gebäudereinigung: worauf es ankommt
Sie wissen danach, wie eine Vergabe von Reinigungsleistungen aufgebaut wird, welche Unterlagen Bieter brauchen und wie Qualität neben dem Preis zählen kann.
Warum Reinigungsvergaben besonders sind
Gebäudereinigung ist für viele Kommunen, Ämter und Schulträger eine der größten wiederkehrenden Dienstleistungen. Rathaus, Grundschulen, Kitas, Sporthallen und Bürgerhäuser müssen Tag für Tag sauber sein, und die Verträge laufen meist über mehrere Jahre. Fehler in der Ausschreibung wirken deshalb lange nach: Ist die Leistung unklar beschrieben, entstehen Streit über Nachträge; ist allein der Preis entscheidend, kann die kalkulierte Zeit für die Fläche zu knapp sein.
Anders als bei einer Lieferung von Waren wird bei der Reinigung eine Arbeitsleistung über einen langen Zeitraum eingekauft. Ihr Ergebnis hängt von Personal, Organisation und Kontrolle ab. Eine gute Vergabe beschreibt deshalb nicht nur, was gereinigt wird, sondern auch, wie das Ergebnis geprüft wird und was bei Mängeln geschieht. Dieser Ratgeber gibt einen praxisnahen Überblick aus Sicht eines Gebäudereinigers – er ersetzt keine vergaberechtliche Beratung.
Rechtlicher Rahmen im Überblick
Welche Vorschriften gelten, hängt vor allem vom geschätzten Auftragswert ab. Oberhalb der EU-Schwellenwerte gelten das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und die Vergabeverordnung (VgV); darunter das jeweilige Landesvergaberecht, das häufig auf die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) verweist. Schleswig-Holstein und Hamburg haben dazu eigene Landesregelungen, die auch soziale Vorgaben enthalten können. Welche Regel im Einzelfall greift, klärt die Vergabestelle.
Für die Wertung gilt oberhalb der Schwellenwerte der Grundsatz aus § 127 GWB: Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt, und das bestimmt sich nach dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis. Neben dem Preis dürfen ausdrücklich auch qualitative, umweltbezogene oder soziale Aspekte berücksichtigt werden. Das ist für Reinigungsleistungen wichtig, weil Qualität dort nicht automatisch im Preis steckt.
Die Leistungsbeschreibung: Herzstück der Vergabe
Bieter können nur so genau kalkulieren, wie die Unterlagen es zulassen. Eine belastbare Leistungsbeschreibung für die Unterhaltsreinigung enthält mindestens ein Raumbuch mit allen Flächen, gegliedert nach Gebäude, Geschoss und Raumgruppe, dazu Bodenbelag, Reinigungsintervall und den Leistungsumfang je Raumgruppe.
Zwei Modelle sind verbreitet: die Vorgabe fester Intervalle (der Boden wird an bestimmten Tagen gewischt) und die ergebnisorientierte Reinigung (ein bestimmter Sauberkeitszustand ist zu halten). Beides kann funktionieren, muss aber konsequent durchgezogen werden. Wer Intervalle vorgibt und gleichzeitig ein Ergebnis verlangt, schafft Widersprüche.
Wie Sie ein Verzeichnis Schritt für Schritt aufbauen, steht im Ratgeber Leistungsverzeichnis erstellen.
| Baustein | Inhalt | Typischer Fehler |
|---|---|---|
| Raumbuch | jede Fläche mit Raumgruppe, Belag, Größe | Flächen aus alten Plänen, Umbauten fehlen |
| Leistungsumfang | Tätigkeiten je Raumgruppe | unklare Begriffe wie „bei Bedarf“ |
| Intervalle | Häufigkeit je Tätigkeit, Ferienregelung | Schulferien und Schließtage nicht geregelt |
| Zeitfenster | wann gereinigt werden darf | Belegung durch Vereine am Abend vergessen |
| Sonderleistungen | Grundreinigung, Glas, Teppich | nur pauschal, ohne Fläche und Termin |
| Qualitätssicherung | Kontrollverfahren, Mängelfristen | keine Regel, was bei Mängeln geschieht |
Besonderheiten bei Schulen, Kitas und Sporthallen
Schulträger stehen vor eigenen Fragen. Während der Ferien ist das Gebäude leer – ideal für die Grundreinigung, aber die Unterhaltsreinigung ruht. Das sollte im Verzeichnis eindeutig stehen, ebenso die Nutzung der Turnhalle durch Vereine am Abend und am Wochenende. Für Kitas und Schulen verlangt § 36 des Infektionsschutzgesetzes Hygienepläne; die Reinigungsleistung muss zu diesem Plan passen. Für die Schulreinigung gibt es zudem mit DIN 77400 eine eigene Norm, die als Orientierung herangezogen werden kann.
Hilfreich ist, mit der Leistungsbeschreibung auch die Zuständigkeiten zwischen Hausmeister, Reinigung und Nutzern zu klären: Wer räumt Stühle hoch, wer leert die Außenbehälter, wer meldet Schäden? Mehr dazu in den Ratgebern Schulreinigung: Anforderungen und Kitareinigung und Hygieneplan.
Ortsbesichtigung: Pflicht für eine seriöse Kalkulation
Eine Reinigungsleistung lässt sich ohne Blick ins Objekt kaum verlässlich kalkulieren. Pläne zeigen weder Möblierung noch Zustand der Böden, weder Treppen ohne Aufzug noch die Lage des Putzmittelraums. Eine Objektbegehung für alle Bieter – mit festen Terminen und gleichen Informationen für alle – erhöht die Qualität der Angebote deutlich.
Fragen, die bei der Besichtigung gestellt werden, sollten schriftlich und für alle Bieter gleich beantwortet werden. So bleibt das Verfahren fair und nachvollziehbar. Für Bieter gilt: Wer die Besichtigung auslässt, kalkuliert auf Verdacht.
Planen Sie für die Besichtigung genug Zeit ein. Bei mehreren Gebäuden, etwa einem Schulzentrum mit Turnhalle und Mensa, reicht eine halbe Stunde nicht. Ein Hausmeister, der Türen öffnet und Fragen zu Nutzung und Abläufen beantworten kann, ist für die Bieter viel wert.
- Zugang zu allen Gebäudeteilen, auch Keller, Technik und Nebengebäude
- Zustand der Bodenbeläge und vorhandene Pflegefilme
- Lage und Ausstattung von Putzmittelräumen, Wasser- und Stromanschlüssen
- Aufzüge, Treppen und Transportwege für Geräte
- Schließsystem, Alarmanlage und Regelung der Schlüsselübergabe
Zuschlagskriterien: Qualität messbar machen
Wenn Qualität mitzählen soll, muss sie bewertbar sein. Bewährt haben sich Kriterien, die sich am Konzept des Bieters ablesen lassen – nicht an Werbeaussagen. Beispiele sind ein objektbezogenes Reinigungskonzept, die Darstellung der Qualitätskontrolle, die Einarbeitung neuer Kräfte und die Vertretung bei Ausfall.
Ein häufiger Prüfpunkt ist außerdem die Plausibilität der kalkulierten Zeit. Bieter können aufgefordert werden, ihre Leistungskennzahlen je Raumgruppe offenzulegen. Liegt ein Angebot auffällig niedrig, darf die Vergabestelle Aufklärung verlangen. Das schützt beide Seiten: Eine Kalkulation, die nicht aufgeht, führt in der Praxis zu Lücken und Reklamationen.
| Kriterium | Wie es geprüft werden kann |
|---|---|
| Reinigungskonzept | schriftliches Konzept für das konkrete Objekt |
| Qualitätssicherung | Verfahren, Häufigkeit und Dokumentation der Kontrollen |
| Personaleinsatz | geplante Stunden je Objekt, Vertretungsregelung |
| Umweltaspekte | Einsatz umweltgerechter Mittel, Dosiertechnik |
| Präsentation | Vorstellung durch die vorgesehene Objektleitung |
Welche Aussagekraft Zertifikate und Gütezeichen in diesem Zusammenhang haben, beleuchtet der Ratgeber Gütezeichen und Zertifikate in der Reinigung.
Losbildung, Laufzeit und Preisanpassung
Bei vielen Liegenschaften stellt sich die Frage, ob alles in einem Auftrag vergeben wird oder in mehreren Losen. Eine Aufteilung nach Gebäuden oder Stadtteilen macht es auch kleineren und mittleren Betrieben aus der Region möglich, sich zu bewerben, und verteilt das Ausfallrisiko. Zu kleine Lose erhöhen dagegen den Verwaltungsaufwand auf beiden Seiten. Für einen Kreis mit Schulen in mehreren Gemeinden kann zum Beispiel eine Bündelung nach räumlicher Nähe sinnvoll sein, damit Wege kurz bleiben und Vertretungen schnell vor Ort sind.
Auch die Laufzeit will überlegt sein. Reinigungsverträge brauchen eine Einarbeitungsphase; erst nach einigen Monaten laufen Abläufe rund. Sehr kurze Laufzeiten führen zu häufigen Wechseln, sehr lange erschweren die Anpassung an veränderte Nutzung. Verbreitet sind Grundlaufzeiten mit Verlängerungsoptionen.
Weil Reinigung überwiegend Personalkosten verursacht, wirken sich Lohnänderungen während der Laufzeit stark aus. Eine klare Preisanpassungsklausel, etwa gekoppelt an tarifliche Lohnänderungen, schafft Planungssicherheit für beide Seiten und verhindert, dass Bieter Risikoaufschläge einpreisen. Mehr zu tariflichen Fragen im Ratgeber Tarifbindung: was Auftraggeber wissen sollten.
Eignung, Nachweise und Vertragsbedingungen
Neben dem Angebot prüft die Vergabestelle die Eignung der Bieter. Üblich sind Eigenerklärungen, Nachweise über die Gewerbeanmeldung, eine Betriebshaftpflichtversicherung, Unbedenklichkeitsbescheinigungen und Referenzen über vergleichbare Leistungen. Die Anforderungen sollten zum Auftrag passen – überzogene Mindestumsätze oder lange Referenzlisten schließen junge Betriebe aus, ohne die Qualität zu sichern.
In den Vertragsbedingungen gehören klare Regeln zu Leistungsnachweis, Mängelanzeige, Nachbesserungsfrist und Minderung. Ebenso wichtig: wie Mehr- und Minderflächen abgerechnet werden, wenn sich die Nutzung während der Laufzeit ändert. Fehlt das, wird jede Änderung zur Verhandlung. Mehr zu Vertragsinhalten im Ratgeber Reinigungsvertrag: Inhalte.
Typische Fehler in Reinigungsausschreibungen
- Flächenangaben aus veralteten Plänen ohne Abgleich vor Ort
- Unbestimmte Begriffe wie „nach Bedarf“ oder „gründlich“ ohne Maßstab
- Ferien, Schließtage und Fremdnutzung nicht geregelt
- Grundreinigung und Glasreinigung ohne Termine oder Flächen
- Zuschlag allein nach Preis bei einer stark personalabhängigen Leistung
- Keine Regel für Qualitätskontrolle und Mängelbeseitigung
- Zu kurze Fristen zwischen Zuschlag und Leistungsbeginn – die Einarbeitung braucht Zeit
Für die Bekanntmachung nutzen Vergabestellen in Schleswig-Holstein und Hamburg die einschlägigen Vergabeportale. Bieter sollten Fristen und Bieterfragen im Portal genau verfolgen, denn Antworten der Vergabestelle werden Teil der Unterlagen.
Nach dem Zuschlag: der Start entscheidet
Die ersten Wochen bestimmen, ob ein Reinigungsvertrag gut läuft. Eine gemeinsame Startbegehung, die Übergabe von Schlüsseln und Hygieneplänen sowie feste Ansprechpartner auf beiden Seiten verhindern die typischen Anlaufprobleme. Sinnvoll ist eine erste Qualitätskontrolle nach wenigen Wochen, bei der Auftraggeber und Reinigungsfirma die Ergebnisse gemeinsam ansehen.
Staffclean ist in Schleswig-Holstein und Hamburg in der Unterhalts-, Grund- und Hygienereinigung tätig und arbeitet mit festen Teams und einem festen Ansprechpartner. Für Fragen zu einem konkreten Objekt erreichen Sie uns über die Kontaktseite.
Häufige Fragen — kurz beantwortet
Muss eine Kommune die Gebäudereinigung immer europaweit ausschreiben?
Nein. Eine europaweite Vergabe ist nur nötig, wenn der geschätzte Auftragswert die EU-Schwellenwerte erreicht. Darunter gilt das Landesvergaberecht. Welche Verfahrensart im Einzelfall zulässig ist, klärt die zuständige Vergabestelle.
Darf bei der Vergabe von Reinigungsleistungen die Qualität zählen?
Ja. Nach § 127 GWB wird der Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt, und dabei dürfen neben dem Preis auch qualitative, umweltbezogene oder soziale Aspekte berücksichtigt werden. Die Kriterien müssen vorher bekannt gemacht und nachvollziehbar bewertet werden.
Warum ist eine Ortsbesichtigung so wichtig?
Weil Pläne weder Möblierung noch Belagszustand oder Transportwege zeigen. Ohne Besichtigung kalkulieren Bieter auf Annahmen, was zu zu knappen oder zu vorsichtigen Angeboten führt. Eine Besichtigung mit gleichen Informationen für alle macht die Angebote vergleichbar.
Was gehört in eine Leistungsbeschreibung für die Schulreinigung?
Ein vollständiges Raumbuch, Tätigkeiten und Intervalle je Raumgruppe, die Regelung für Ferien und Fremdnutzung, Termine für Grund- und Glasreinigung sowie Regeln zur Qualitätskontrolle. Der Hygieneplan der Einrichtung sollte dabei berücksichtigt werden.
Wie erkennt man ein unrealistisch niedriges Angebot?
Hinweise sind Leistungskennzahlen, die deutlich über dem Üblichen liegen, oder geplante Stunden, die für die Fläche nicht ausreichen. Die Vergabestelle kann den Bieter um Aufklärung bitten und sich die Kalkulation erläutern lassen.
Passende Leistungen
Weiterlesen
Reinigung, die zu Ihrem Objekt passt
Ob Büro, Praxis, Treppenhaus oder Halle: Wir sehen uns Ihr Objekt an und erstellen ein Angebot mit klarer Leistungsbeschreibung — kostenlos und unverbindlich.