Eigenreinigung oder Fremdvergabe: was passt zu Ihrem Betrieb?

Die Ausgangsfrage richtig stellen

Ob ein Betrieb seine Räume selbst reinigt oder eine Reinigungsfirma beauftragt, wird oft nur über den Lohn entschieden. Das greift zu kurz. Hinter der Reinigung steht eine ganze Reihe von Aufgaben: Personal finden und einarbeiten, Urlaub und Krankheit überbrücken, Mittel und Geräte beschaffen, Arbeitsschutz organisieren und die Qualität im Blick behalten.

Die ehrliche Frage lautet deshalb: Wer soll diese Aufgaben tragen? Ein Handwerksbetrieb in Rendsburg mit einem kleinen Büro steht vor einer anderen Antwort als eine Verwaltung mit mehreren Etagen in Lübeck. Dieser Ratgeber zeigt die Punkte, die Sie für Ihre Entscheidung abwägen sollten — ohne Zahlenspiele, weil die Kosten in jedem Objekt anders aussehen.

Aufwand: was bei Eigenreinigung alles dazugehört

Bei eigener Reinigung wird der Betrieb selbst zum Reinigungsunternehmen im Kleinen. Das ist machbar, sollte aber bewusst entschieden werden. Folgende Aufgaben fallen an:

• Personal: Stellen ausschreiben, auswählen, Arbeitsverträge, Lohnabrechnung, Einarbeitung
• Planung: Reinigungsplan erstellen, Zeiten mit dem Betriebsablauf abstimmen, Aufgaben bei Änderungen anpassen
• Material: Reinigungsmittel, Tücher, Mopps, Geräte, Verbrauchsmaterial wie Seife und Papier auswählen und nachbestellen
• Pflege der Ausstattung: Tücher und Mopps waschen, Geräte warten, defekte Teile ersetzen
• Arbeitsschutz: Gefährdungsbeurteilung, Unterweisungen, Schutzausrüstung, Betriebsanweisungen
• Kontrolle: Ergebnisse prüfen, Rückmeldungen geben, Fehler abstellen

Bei einer Fremdvergabe übernimmt diese Aufgaben das Reinigungsunternehmen. Beim Auftraggeber bleiben die Leistungsbeschreibung, die Abstimmung mit dem Dienstleister und die Kontrolle. Wie eine gute Leistungsbeschreibung aussieht, erklärt der Ratgeber Leistungsverzeichnis erstellen.

Vertretung bei Urlaub und Krankheit

Der kritischste Punkt bei eigener Reinigung ist die Vertretung. Eine einzelne Reinigungskraft fällt im Jahr zwangsläufig mehrere Wochen aus — durch Urlaub, durch Krankheit, durch persönliche Gründe. In dieser Zeit muss jemand anderes die Arbeit übernehmen oder sie bleibt liegen.

In kleinen Betrieben springen dann oft Beschäftigte aus anderen Bereichen ein. Das kostet Arbeitszeit an anderer Stelle und sorgt selten für Begeisterung. In Bereichen mit Hygieneanforderungen, etwa einer Physiotherapiepraxis oder einer Kita, kann ein Ausfall ohne geregelte Vertretung zum ernsten Problem werden.

Eine Reinigungsfirma hat in der Regel mehrere Kräfte, die ein Objekt kennen oder kurzfristig eingewiesen werden können. Fragen Sie trotzdem gezielt nach, wie die Vertretungsregelung konkret aussieht und ob sie im Vertrag steht.

Ausstattung, Mittel und Verfahren

Gute Reinigung hängt stark von den richtigen Mitteln und Geräten ab. Ein Linoleumboden braucht eine andere Pflege als Feinsteinzeug, Glasflächen ein anderes Werkzeug als Teppichboden. Wer selbst reinigt, muss dieses Wissen im Haus haben oder sich beraten lassen.

Für größere Arbeiten wie eine Grundreinigung, die Einpflege eines neuen Bodens oder die Reinigung hoher Glasflächen braucht es Maschinen und geschultes Personal. Diese Ausstattung für wenige Einsätze im Jahr selbst anzuschaffen, lohnt sich für die meisten Betriebe nicht.

Viele Betriebe wählen deshalb einen Mittelweg: Die laufende Reinigung erledigt eigenes Personal, Sonderarbeiten wie Grundreinigung und Glasreinigung werden vergeben.

Arbeitsschutz: Pflichten des Arbeitgebers

Wer eigene Reinigungskräfte beschäftigt, trägt als Arbeitgeber die Pflichten aus dem Arbeitsschutz. Dazu gehört eine Gefährdungsbeurteilung nach dem Arbeitsschutzgesetz, die auch die Reinigungstätigkeit umfasst. Reinigungsmittel können Gefahrstoffe sein; dann greifen die Vorgaben der Gefahrstoffverordnung, etwa Betriebsanweisungen und Unterweisungen.

Reinigungsarbeit ist häufig auch Feuchtarbeit. Die TRGS 401 behandelt die Gefährdung durch Hautkontakt und gibt Maßnahmen wie Hautschutz und geeignete Handschuhe vor. Hilfreich für die Praxis ist die DGUV Regel 101-019 „Umgang mit Reinigungs- und Pflegemitteln“, die auch den GISCODE der BG BAU erklärt.

Bei einer Fremdvergabe liegen diese Pflichten für die Reinigungskräfte beim Reinigungsunternehmen als deren Arbeitgeber. Der Auftraggeber bleibt aber in der Pflicht, über Gefahren im eigenen Betrieb zu informieren und die Arbeiten abzustimmen, wenn mehrere Firmen im Haus tätig sind. Mehr dazu im Ratgeber Arbeitsschutz-Koordination für Auftraggeber.

Steuerung und Qualität

Bei eigener Reinigung steuert der Betrieb direkt: Er gibt Anweisungen, ändert Abläufe und kann sofort reagieren. Das ist ein echter Vorteil, setzt aber voraus, dass jemand im Haus die Zeit und das Fachwissen dafür hat. Fehlt beides, bleibt die Reinigung oft sich selbst überlassen.

Bei der Fremdvergabe wird über den Vertrag und die Objektleitung gesteuert. Weisungen an die einzelnen Reinigungskräfte gibt das Reinigungsunternehmen, nicht der Auftraggeber. Wünsche und Mängel laufen über den Ansprechpartner. Das ist ein Umweg, sorgt aber für klare Zuständigkeiten.

• Eigenreinigung: kurze Wege, aber Führung und Fachwissen müssen im Haus sein
• Fremdvergabe: Steuerung über Leistungsverzeichnis, Begehungen und Ansprechpartner
• In beiden Fällen: ohne regelmäßige Kontrolle sinkt die Qualität schleichend

Wie eine Kontrolle mit wenig Aufwand gelingt, beschreibt der Ratgeber zur Qualitätskontrolle in der Reinigung.

Kosten als Einflussfaktoren, nicht als Rechnung

Ein ehrlicher Kostenvergleich ist schwierig, weil bei der Eigenreinigung viele Kosten versteckt sind. Neben dem Lohn zählen Arbeitgeberanteile, Ausfallzeiten, Material, Geräte, Wäsche, Verwaltung und die Zeit der Führungskraft, die die Reinigung organisiert. Bei der Fremdvergabe sind diese Posten im Angebot enthalten.

Ob sich die Vergabe für Sie rechnet, hängt vor allem von Fläche, Intervallen, Nutzung, Bodenbelägen, Zeitfenstern und Hygieneanforderungen ab. Diese Faktoren erklärt der Ratgeber Kosten der Gebäudereinigung. Für eine belastbare Grundlage lohnt es sich, ein konkretes Angebot für Ihr Objekt einzuholen und es neben die eigene Aufstellung zu legen.

Drei typische Ausgangslagen

Die Abwägung fällt je nach Betrieb sehr unterschiedlich aus. Drei Beispiele aus dem Alltag in Schleswig-Holstein und Hamburg, bewusst ohne Namen, zeigen die Spannweite.

• Kleines Büro mit wenigen Arbeitsplätzen: Eine Teilzeitkraft reinigt zweimal pro Woche. Das kann gut funktionieren, solange jemand die Vertretung im Urlaub übernimmt und einmal im Jahr eine Grundreinigung der Böden vergeben wird.
• Praxis mit Hygieneplan: Hier zählen festgelegte Verfahren, geeignete Desinfektionsmittel und eine lückenlose Vertretung. Viele Praxen vergeben deshalb mindestens die Behandlungs- und Sanitärräume an eine Fachfirma und behalten nur einfache Aufgaben im Team.
• Gewerbeobjekt mit Halle und Büro: Die Büros lassen sich mit eigenem Personal reinigen, für die Hallenflächen braucht es aber Maschinen wie Scheuersaugmaschinen. Häufig wird die Halle vergeben und das Büro bleibt im Haus.

Allen drei Fällen ist gemeinsam, dass die Entscheidung nicht endgültig sein muss. Viele Betriebe beginnen mit eigener Reinigung und vergeben später, wenn das Objekt wächst oder die Vertretung nicht mehr klappt. Umgekehrt holen manche Betriebe einzelne Aufgaben wieder ins Haus. Wichtig ist, die Entscheidung in regelmäßigen Abständen neu zu prüfen, statt sie aus Gewohnheit fortzuführen.

Checkliste für Ihre Entscheidung

Die folgenden Fragen helfen, die Entscheidung zu ordnen. Je mehr Fragen Sie mit „nein“ beantworten, desto eher spricht das für eine Vergabe.

• Haben wir jemanden, der Reinigung planen, anleiten und kontrollieren kann?
• Können wir Urlaub und Krankheit zuverlässig überbrücken?
• Kennen wir die richtigen Mittel und Verfahren für unsere Böden und Oberflächen?
• Sind Gefährdungsbeurteilung, Unterweisung und Hautschutz für Reinigungskräfte geregelt?
• Haben wir Lagerplatz für Mittel und Geräte und eine Lösung für die Wäsche?
• Gibt es Hygienevorgaben, etwa aus einem Hygieneplan, die wir sicher einhalten müssen?
• Fallen Sonderarbeiten an, für die uns Maschinen oder Erfahrung fehlen?

Eine Mischform ist oft die pragmatischste Lösung: einfache tägliche Arbeiten im eigenen Haus, Sonder- und Fachreinigung durch eine Gebäudereinigung. Wenn Sie vergeben möchten, hilft der Ratgeber Reinigungsfirma finden bei der Auswahl. Staffclean übernimmt Unterhaltsreinigung sowie Sonderarbeiten in Schleswig-Holstein und Hamburg; ein unverbindliches Angebot erhalten Sie über die Angebotsanfrage.