Hotelreinigung extern vergeben: Zimmer, Etage und öffentliche Bereiche

Warum Hotels die Reinigung auslagern

Im Hotel ist Sauberkeit kein Nebenthema, sondern Teil des Produkts. Gäste bewerten das Zimmer zuerst danach, ob Bad, Bett und Boden einwandfrei gepflegt wirken. Gleichzeitig schwankt die Auslastung stark: An der Ostsee oder an der Nordseeküste ist im Sommer jedes Zimmer belegt, im Februar steht ein Teil leer. In Hamburg prägen Messen, Kongresse und Wochenendreisende den Takt. Eigenes Reinigungspersonal für die Spitzen vorzuhalten, ist für viele Häuser schwierig.

Deshalb vergeben viele Hotels die Hotelreinigung ganz oder teilweise an einen Dienstleister. Das kann die komplette Zimmerreinigung sein, nur die öffentlichen Bereiche, die Nachtreinigung oder Sonderaufgaben wie Grundreinigung und Fenster. Welche Variante passt, hängt von Größe, Zimmerzahl, eigener Mannschaft und Auslastungskurve ab. Grundsätzliche Überlegungen dazu bietet der Ratgeber Eigenreinigung oder Fremdvergabe.

Die drei Leistungsbereiche im Überblick

Eine Hotelreinigung gliedert sich im Kern in drei Bereiche, die man getrennt beschreiben und auch getrennt vergeben kann. Je klarer die Trennung, desto weniger Reibung entsteht im Alltag.

Ob der Dienstleister auch die Betten bezieht, Minibar oder Verbrauchsartikel auffüllt und Wäsche zur Wäscherei bringt, muss ausdrücklich geregelt werden. In manchen Häusern bleibt das bei eigenem Personal, in anderen gehört es zum Paket.

Abreise oder Bleibe: der Unterschied im Zimmer

Im Zimmer unterscheidet man zwei Grundfälle. Das Abreisezimmer wird nach dem Auschecken vollständig für den nächsten Gast vorbereitet: Bett frisch, Bad gründlich, Boden, Oberflächen, Spiegel, Fernbedienung, Lichtschalter, Schrankinneres, Mülleimer, Kontrolle auf liegen gebliebene Gegenstände. Das Bleibezimmer wird während des Aufenthalts aufgefrischt, in kürzerem Umfang und unter Beachtung der persönlichen Sachen des Gastes.

Viele Häuser bieten Gästen inzwischen an, auf die tägliche Zimmerreinigung zu verzichten. Das muss die Reinigungsfirma wissen, damit sie ihre Einsatzplanung anpassen kann. Ein „Bitte nicht stören“-Schild wird immer respektiert; wie lange ein Zimmer unberührt bleiben darf, bevor die Hausdame nachfragt, regelt das Hotel.

• Abreisezimmer: vollständige Reinigung nach Checkliste des Hauses.
• Bleibezimmer: Auffrischung, Handtücher nach Wunsch, Müll, Bad.
• Fundsachen dokumentieren und an der Rezeption abgeben.
• Schäden, Defekte und Auffälligkeiten an die Hausdame melden.
• Persönliche Gegenstände der Gäste nicht verräumen.

Abstimmung mit Rezeption und Hausdame

Der Erfolg einer externen Hotelreinigung steht und fällt mit der Kommunikation. Die Rezeption weiß, welche Zimmer heute frei werden, welche Gäste früh anreisen und welche Zimmer blockiert sind. Die Reinigung muss diese Information früh am Tag bekommen – idealerweise als Zimmerliste aus dem Hotelsystem oder als festgelegte Übergabe zu einer bestimmten Uhrzeit.

Umgekehrt meldet die Reinigung, welche Zimmer fertig und abgenommen sind, damit die Rezeption sie freigeben kann. Wer auf der Seite des Hotels die Abnahme übernimmt – Hausdame, Housekeeping-Leitung oder Rezeption – sollte klar sein. Bewährt hat sich ein fester Ansprechpartner auf jeder Seite, der Prioritäten setzt, wenn es eng wird: Frühanreise geht vor, VIP-Zimmer werden doppelt kontrolliert, verspätete Abreisen werden zuletzt gereinigt.

• Feste Uhrzeit für die Übergabe der Zimmerliste.
• Kennzeichnung von Frühanreisen und Sonderwünschen.
• Rückmeldung „Zimmer fertig“ auf einem vereinbarten Weg.
• Klare Regel, wer Zimmer abnimmt und freigibt.
• Ansprechpartner für Engpässe an Spitzentagen.

Öffentliche Bereiche: der erste Eindruck

Lobby, Eingang, Rezeptionstresen und Gästetoiletten sieht jeder Gast – oft schon, bevor er überhaupt ein Zimmer betritt. Diese Bereiche brauchen mehrere kurze Durchgänge am Tag, weil sie ständig genutzt werden. Der Eingangsbereich leidet besonders unter Nässe, Sand und im Winter Streugut. Eine gut dimensionierte Sauberlaufzone hält viel Schmutz von Teppichen und Natursteinböden fern.

Frühstücksraum und Restaurant folgen eigenen Abläufen: Hier gelten für Küche und Ausgabe die Regeln der Lebensmittelhygiene, und die Abgrenzung zwischen Küchenpersonal und Reinigungsfirma muss genau beschrieben sein. Was in der Küche selbst zu beachten ist, beschreibt der Ratgeber Küchenreinigung in der Gastronomie. Tagungsräume werden nach jeder Veranstaltung gereinigt und für die nächste vorbereitet – je nach Vereinbarung einschließlich Bestuhlung oder nur die Reinigung.

Die Leistungsbeschreibung: Zimmerzahl allein reicht nicht

Eine häufige Ursache für Ärger ist eine zu knappe Leistungsbeschreibung. „Reinigung von 40 Zimmern pro Tag“ sagt wenig darüber aus, was ein Zimmer umfasst. Besser ist eine genaue Zimmer-Checkliste je Zimmerkategorie, ergänzt um die Frage, wie mit Bleibezimmern, Suiten und Ferienwohnungen umgegangen wird. Für Ferienappartements gelten oft andere Wechselabläufe; Hinweise gibt der Ratgeber Ferienwohnung: Wechselreinigung.

Die Vergütung kann sich am gereinigten Zimmer, an Zeiten oder an Flächen orientieren. Welche Faktoren den Aufwand bestimmen, erklärt der Ratgeber Kosten der Gebäudereinigung: Einflussfaktoren. Wichtig ist bei jedem Modell, dass Schwankungen der Belegung im Vertrag vorgesehen sind – etwa eine verbindliche Vorschau für die nächste Woche und eine Regel für kurzfristige Änderungen.

• Zimmer-Checkliste je Kategorie mit Fotos des Sollzustands.
• Regeln für Bleibezimmer, Verzicht auf Reinigung und „Bitte nicht stören“.
• Abgrenzung zu Wäsche, Minibar, Verbrauchsartikeln und Technik.
• Arbeitszeiten, Spitzentage und Vorlauf bei Belegungsänderung.
• Schlüssel- und Kartenregelung für Zimmer und Lager.

Qualität sichern ohne Misstrauen

Im Hotel wird Qualität täglich sichtbar – im Zweifel in der Gästebewertung. Deshalb lohnt sich eine gemeinsame, sachliche Qualitätssicherung. Stichproben in Abreisezimmern nach einer festen Checkliste, gemeinsame Rundgänge in öffentlichen Bereichen und ein kurzer Austausch zu Gästerückmeldungen helfen, Schwachstellen früh zu erkennen. Wie man ein faires Kontrollsystem aufbaut, beschreibt der Ratgeber Qualitätskontrolle in der Reinigung.

Ebenso wichtig ist die Einarbeitung. Wer neu in einem Haus anfängt, sollte die Zimmerkategorien, die Standards des Hauses und die Wege kennen, bevor er allein arbeitet. Feste Teams, die das Haus kennen, arbeiten schneller und zuverlässiger als ständig wechselnde Kräfte.

Ein Beispiel aus dem Alltag: Ein Stadthotel in Hamburg-Altona stellt fest, dass Gäste häufiger Haare im Abfluss bemängeln. Statt allgemein „mehr Sorgfalt“ zu fordern, nehmen Hausdame und Objektleitung den Punkt gemeinsam in die Zimmer-Checkliste auf, legen ein passendes Werkzeug auf jeden Wagen und prüfen zwei Wochen lang gezielt Abflüsse in Stichproben. So wird aus einer Beschwerde eine dauerhafte Verbesserung, ohne dass jemand an den Pranger gestellt wird.

Schlüssel, Sicherheit und Diskretion

Wer im Hotel reinigt, hat Zugang zu Zimmern, in denen Gäste ihr Gepäck, Laptops und Wertsachen lassen. Das verlangt klare Regeln. Zimmerkarten oder Generalschlüssel werden nur an namentlich bekannte Kräfte ausgegeben, zu Schichtbeginn quittiert und zu Schichtende zurückgegeben. Verlorene Karten werden sofort gemeldet, damit das Hotel sie sperren kann. Wie Schlüsselübergaben grundsätzlich organisiert werden, beschreibt der Ratgeber Schlüssel und Zugang für die Reinigungsfirma.

Diskretion gehört ebenso dazu. Was eine Reinigungskraft im Zimmer sieht, bleibt im Zimmer. Gäste werden freundlich gegrüßt, aber nicht in Gespräche über ihren Aufenthalt verwickelt. Telefonate am Reinigungswagen, laute Musik auf dem Flur oder offen stehende Zimmertüren ohne Aufsicht wirken unprofessionell und können Gäste verunsichern. Diese Regeln sollten Teil der Einarbeitung sein und im Haus für alle gleich gelten – für eigenes Personal wie für den Dienstleister.

• Ausgabe und Rückgabe von Zimmerkarten schriftlich festhalten.
• Zimmertür während der Reinigung nur offen lassen, wenn der Wagen davor steht.
• Kein Zutritt für Dritte, auch nicht für angebliche Gäste ohne Karte.
• Gepäck, Taschen und Geräte der Gäste nicht öffnen oder verschieben.
• Auffällige Situationen sofort an Rezeption oder Hausdame melden.

Auch der Arbeitsschutz verdient Aufmerksamkeit. Zimmerreinigung ist körperlich anstrengend: Betten beziehen, Matratzen anheben, Badewannen reinigen, Wagen über Teppichflure schieben. Gute Ausstattung, sinnvolle Arbeitsfolgen und realistische Zeitvorgaben je Zimmer schützen die Gesundheit des Personals – und damit auch die Verlässlichkeit der Leistung. Eine ehrliche Zeitkalkulation ist deshalb im Interesse beider Seiten.

Saison, Grundreinigung und Nebenzeiten

Ruhige Wochen außerhalb der Saison eignen sich für das, was im Tagesgeschäft keinen Platz hat: Teppiche in Zimmern und Fluren tiefenreinigen, Polster auffrischen, Hartböden grundreinigen und neu pflegen, Fenster und Glasflächen gründlich reinigen, Lampen und Lüftungsgitter abstauben. Diese Arbeiten lassen sich als Grund- und Sonderreinigung gesondert beauftragen und zimmerweise planen, sodass das Haus geöffnet bleiben kann. Für Glasflächen bietet sich die Fenster- und Glasreinigung als eigener Auftrag an.

Staffclean übernimmt Hotel- und Pensionsreinigung in Schleswig-Holstein und Hamburg, etwa in Lübeck, mit festen Teams und einem festen Ansprechpartner. Ein kostenloses und unverbindliches Angebot erhalten Sie über die Angebotsanfrage.