Reinigungsfirma wechseln: so gelingt der Übergang

Gründe für einen Wechsel und ein erster Abgleich

Auftraggeber wechseln die Reinigungsfirma aus ganz unterschiedlichen Gründen: Die Nutzung des Gebäudes hat sich verändert, ein Standort ist hinzugekommen, das Leistungsverzeichnis passt nicht mehr, oder die Zusammenarbeit läuft auf Dauer nicht so, wie beide Seiten es sich vorgestellt haben. Manchmal endet auch schlicht eine Vertragslaufzeit, und es wird neu ausgeschrieben.

Bevor Sie kündigen, lohnt sich eine nüchterne Bestandsaufnahme. Liegen die Schwierigkeiten an der Ausführung, oder liegt die Ursache in einem unklaren Leistungsumfang, in zu knappen Intervallen oder fehlenden Absprachen? Wenn das Leistungsverzeichnis selbst die Schwachstelle ist, nimmt ein neuer Anbieter das Problem sonst mit. In diesem Fall gehört die Überarbeitung des Verzeichnisses an den Anfang. Hilfe dazu bietet der Ratgeber Leistungsverzeichnis erstellen.

Der Zeitplan: rückwärts vom Stichtag denken

Der wichtigste Grundsatz für einen reibungslosen Wechsel lautet: Erst den neuen Vertrag sichern, dann den alten beenden, und zwar so, dass das Ende des einen und der Beginn des anderen nahtlos aneinanderschließen. Planen Sie dafür rückwärts vom gewünschten Stichtag aus.

Die genauen Fristen ergeben sich aus Ihrem bestehenden Vertrag. Prüfen Sie dort auch, ob eine bestimmte Form der Kündigung vorgeschrieben ist. Bei Unklarheiten zu Fristen oder Vertragsauslegung hilft eine rechtliche Beratung.

Angebote einholen und vergleichen

Für vergleichbare Angebote brauchen alle Anbieter dieselbe Grundlage: ein aktuelles Leistungsverzeichnis, Flächenangaben, Bodenbeläge, gewünschte Zeitfenster und Hinweise auf Besonderheiten. Laden Sie zu einer Begehung ein, damit sich jeder Anbieter ein eigenes Bild machen kann. Wie Sie das vorbereiten, lesen Sie unter Objektbegehung vorbereiten.

Achten Sie beim Vergleich nicht nur auf die Summe. Wichtig ist, ob die kalkulierte Zeit zur beschriebenen Leistung passt, wie Vertretung und Qualitätskontrolle organisiert werden und wer Ihr fester Ansprechpartner ist. Weitere Kriterien finden Sie im Ratgeber Reinigungsfirma finden.

Die Übergabe vorbereiten

Ein Wechsel scheitert selten an der Reinigung selbst, sondern an Kleinigkeiten in der Übergabe. Der neue Anbieter steht morgens vor der Tür und hat keinen Schlüssel. Der Abstellraum ist noch mit Geräten des Vorgängers belegt. Niemand weiß, wo das Verbrauchsmaterial lagert. Mit einer kurzen Übergabeliste lassen sich solche Pannen vermeiden.

• Schlüssel und Transponder: Anzahl und Nummern erfassen, Rückgabe des Vorgängers und Ausgabe an den Nachfolger jeweils schriftlich quittieren lassen.
• Alarmanlage und Codes: Codes nach dem Wechsel ändern, neue Berechtigungen anlegen, alte löschen.
• Abstellraum: Termin festlegen, bis wann der Vorgänger Maschinen, Wagen und Mittel abholt.
• Verbrauchsmaterial: Bestand zählen und klären, wem es gehört und wer künftig nachbestellt.
• Besonderheiten: sensible Räume, empfindliche Beläge, Zeiten mit Publikumsverkehr, Allergien oder Unverträglichkeiten in der Belegschaft.
• Ansprechpartner: Telefonnummern und Vertretungen auf beiden Seiten austauschen.

Ausführliche Hinweise zur Zugangsregelung stehen im Ratgeber Schlüssel und Zugang sowie im Glossar unter Schlüsselübergabe.

Den Ausgangszustand dokumentieren

Machen Sie kurz vor dem Wechsel einen Rundgang und halten Sie den Zustand fest, am besten mit Fotos und kurzen Notizen. Das betrifft vor allem Böden, Sanitärräume, Teeküchen und Glasflächen. So ist später klar, welche Verschmutzungen oder Schäden schon vorhanden waren und was in die Verantwortung des neuen Teams fällt.

Zeigt der Rundgang, dass Böden oder Sanitärräume stark verschmutzt oder verkalkt sind, kann es sinnvoll sein, den Start mit einer einmaligen Grundreinigung zu verbinden. Die neue Unterhaltsreinigung beginnt dann auf einem sauberen Ausgangsniveau, und die Qualität lässt sich fair beurteilen. Wann das nötig ist, erklärt der Ratgeber Unterhaltsreinigung oder Grundreinigung.

Einarbeitung des neuen Teams

Die ersten zwei bis vier Wochen entscheiden darüber, wie die Zusammenarbeit anläuft. Ein neues Team braucht Zeit, um Wege, Räume und Gewohnheiten der Nutzer kennenzulernen. Planen Sie deshalb am ersten Tag eine Einweisung vor Ort mit dem Objektleiter ein. Zeigen Sie Notausgänge, Lichtschalter, Abfallsammelstellen, Wasseranschlüsse und Räume mit besonderen Regeln.

In den ersten Wochen hilft ein kurzer, regelmäßiger Austausch, etwa ein wöchentliches Telefonat oder eine Mail mit Rückmeldungen aus dem Haus. Sammeln Sie Hinweise der Mitarbeitenden zentral, statt sie einzeln an das Reinigungsteam weiterzugeben. Nach etwa vier bis sechs Wochen ist ein gemeinsamer Kontrollgang sinnvoll, um Intervalle und Abläufe nachzujustieren. Wie das strukturiert gelingt, beschreibt der Ratgeber Qualitätskontrolle.

• Rundgang am ersten Tag mit Objektleiter und Vorarbeiter
• Übergabe einer kurzen Objektmappe mit Grundriss, Raumgruppen und Besonderheiten
• Benennung einer Person im Haus, die Rückmeldungen sammelt
• Fester Termin für den ersten Kontrollgang

Personal des bisherigen Dienstleisters

Bei einem Wechsel stellt sich manchmal die Frage, ob Reinigungskräfte des bisherigen Dienstleisters vom neuen übernommen werden. Das kann für beide Seiten Vorteile haben, weil die Kräfte das Objekt kennen. Ob und unter welchen Bedingungen eine Übernahme möglich ist, ist allerdings eine Frage zwischen den beteiligten Firmen und den Beschäftigten selbst.

Arbeitsrechtlich kann ein Auftragswechsel im Einzelfall Fragen eines Betriebsübergangs aufwerfen. Das hängt von den Umständen ab und sollte, falls es für Sie relevant wird, rechtlich geprüft werden. Als Auftraggeber sollten Sie hier keine Zusagen machen, sondern auf die beteiligten Firmen verweisen.

Häufige Stolpersteine beim Wechsel

• Kündigung zu früh: Der alte Vertrag endet, bevor ein neuer unterschrieben ist. Folge sind Wochen ohne Reinigung oder hastige Notlösungen.
• Kündigung zu spät: Die Frist wird verpasst, und der alte Vertrag verlängert sich.
• Gleiches Leistungsverzeichnis, gleiche Probleme: Wer Schwächen im Verzeichnis nicht behebt, erlebt sie beim neuen Anbieter erneut.
• Schlüssel nicht vollständig zurück: Fehlende Schlüssel oder nicht gelöschte Transponder sind eine Sicherheitslücke.
• Kein Start-Rundgang: Ohne Dokumentation entstehen Diskussionen über Vorschäden.
• Zu hohe Erwartungen an die erste Woche: Ein neues Team braucht etwas Anlauf, auch wenn die Leistung von Anfang an klar beschrieben ist.

Ein Beispiel aus der Praxis

Eine Hausverwaltung betreut mehrere Wohnanlagen in Pinneberg und Elmshorn. Die Treppenhausreinigung soll ab dem ersten Monat des neuen Quartals neu vergeben werden. Die Verwaltung aktualisiert zuerst die Leistungsbeschreibung, lässt drei Anbieter die Häuser besichtigen und vergibt den Auftrag. Erst danach kündigt sie fristgerecht beim bisherigen Dienstleister.

In der letzten Woche vor dem Wechsel werden die Treppenhäuser gemeinsam begangen und mit Fotos dokumentiert. Die Schlüssel für Keller und Müllräume werden gegen Quittung zurückgegeben und an das neue Team ausgegeben. Die Bewohner erfahren per Aushang, ab wann ein neues Team kommt und an wen sie sich wenden. So bemerken die Mieter den Wechsel vor allem am Aushang. Mehr zu Wohnanlagen lesen Sie im Ratgeber Reinigung von Wohnanlagen.

Wenn Sie einen Wechsel planen, erstellt Ihnen Staffclean ein kostenloses und unverbindliches Angebot für Ihr Objekt in Schleswig-Holstein oder Hamburg, mit festem Ansprechpartner und festen Teams in der Unterhaltsreinigung. Anfragen können Sie über die Angebotsanfrage stellen.