Reinigungsvertrag: welche Inhalte wichtig sind

Wozu ein klarer Vertrag dient

Ein Reinigungsvertrag soll vor allem eines leisten: Beide Seiten wissen, was geschuldet ist. Die meisten Unstimmigkeiten in der Gebäudereinigung entstehen nicht aus schlechter Arbeit, sondern aus unterschiedlichen Erwartungen. Der Auftraggeber geht davon aus, dass die Heizkörper mitgereinigt werden, im Leistungsverzeichnis stehen sie aber nicht. Das Reinigungsteam findet morgens verschlossene Türen vor, weil niemand den Zugang geregelt hat.

Dieser Ratgeber zeigt, welche Punkte sich in der Praxis bewährt haben. Er ersetzt keine Rechtsberatung. Bei Fragen zu Haftung, Vertragsrecht oder Arbeitsrecht sollten Sie eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt hinzuziehen.

Leistungsbeschreibung und Leistungsverzeichnis

Das Herzstück jedes Reinigungsvertrags ist die Beschreibung der Leistung. In der Regel wird sie als Leistungsverzeichnis angehängt und ausdrücklich zum Vertragsbestandteil erklärt. Darin steht für jede Raumgruppe, welche Tätigkeiten in welchem Intervall ausgeführt werden.

Achten Sie darauf, dass die Flächenangaben nachvollziehbar sind. Ein Raumbuch oder eine Flächenliste mit Bodenbelägen schafft eine gemeinsame Grundlage. Wenn Flächen später hinzukommen oder wegfallen, lässt sich die Änderung sauber nachtragen.

• Objekt mit Adresse, Gebäudeteilen und Etagen
• Raumgruppen mit Flächen und Bodenbelägen
• Tätigkeiten je Raumgruppe in klarer Sprache
• Intervalle je Tätigkeit, etwa täglich, zweimal wöchentlich, monatlich
• Periodische Leistungen wie Glasreinigung oder Bodenpflege, falls enthalten
• Ausdrücklich nicht enthaltene Leistungen, um Missverständnisse zu vermeiden

Formulieren Sie Tätigkeiten so, dass sie überprüfbar sind. „Büro reinigen“ lässt viel Spielraum. „Papierkörbe leeren, freie Tischflächen feucht abwischen, Boden saugen“ beschreibt dagegen genau, was erwartet wird. Bei Glasflächen, Heizkörpern oder Türen hilft der Zusatz, ob nur Griffspuren entfernt oder die gesamte Fläche gereinigt wird.

Ein Beispiel aus einem Bürogebäude in Rendsburg: Im alten Vertrag stand „Küche täglich reinigen“. Die Nutzer erwarteten, dass auch Kühlschrank und Mikrowelle innen gereinigt werden, die Reinigungskräfte wischten Arbeitsflächen und Spüle. Erst mit der Ergänzung „Kühlschrank innen: monatlich, nach Ausräumen durch die Nutzer“ war die Erwartung für alle klar.

Zeitfenster, Zugang und Schlüssel

Wann gereinigt wird, hat großen Einfluss auf den Ablauf. Legen Sie fest, an welchen Tagen und in welchem Zeitraum das Team im Gebäude arbeitet: früh vor Arbeitsbeginn, abends nach Büroschluss oder tagsüber im laufenden Betrieb. Wer sich für die Reinigung während der Arbeitszeit interessiert, findet Hinweise im Ratgeber Daytime Cleaning.

Eng damit verbunden ist der Zugang. Im Vertrag oder in einer Anlage sollte stehen, wie viele Schlüssel oder Transponder übergeben werden, wer sie quittiert, wie sie aufbewahrt werden und was bei Verlust passiert. Auch die Bedienung der Alarmanlage gehört dazu. Details beschreibt der Ratgeber Schlüssel und Zugang für die Reinigungsfirma.

• Reinigungstage und Zeitfenster
• Regelung für Feiertage und Betriebsferien
• Schlüssel- und Transponderübergabe mit Protokoll
• Alarmanlage, Codes und Notfallkontakte
• Verhalten bei verschlossenen oder belegten Räumen

Ansprechpartner, Vertretung und Kommunikation

Für den Alltag ist entscheidend, dass beide Seiten feste Ansprechpartner benennen. Auf Seiten der Reinigungsfirma ist das oft ein Objektleiter, auf Seiten des Auftraggebers jemand aus Verwaltung, Empfang oder Haustechnik. Halten Sie fest, wie Meldungen übermittelt werden: per E-Mail, Telefon oder über ein Meldebuch im Objekt.

Wichtig ist auch die Vertretungsregelung. Krankheit und Urlaub gehören zum Alltag. Der Vertrag sollte deshalb regeln, dass die Leistung auch bei Ausfällen erbracht wird und wie Vertretungskräfte eingewiesen werden. Für Objekte mit sensiblen Bereichen kann vereinbart werden, dass nur namentlich bekannte Personen eingesetzt werden.

Qualität, Kontrolle und Mängel

Ein guter Vertrag beschreibt nicht nur die Leistung, sondern auch, wie geprüft wird, ob sie erbracht wurde. Vereinbaren Sie, wie oft gemeinsame Kontrollen stattfinden und nach welchen Kriterien bewertet wird. Für größere Objekte bietet sich ein strukturiertes Verfahren an, etwa angelehnt an die DIN EN 13549, die Grundanforderungen an Qualitätsmesssysteme für Reinigungsdienstleistungen beschreibt.

Ebenso wichtig ist ein klarer Weg für Beanstandungen. Wer meldet einen Mangel, in welcher Form, und bis wann wird nachgebessert? Ein festgelegter Ablauf verhindert, dass Kritik nur mündlich weitergegeben wird und dann verloren geht. Hinweise dazu stehen im Ratgeber Reklamation in der Reinigung und unter Qualitätskontrolle.

• Turnus und Teilnehmer gemeinsamer Kontrollen
• Bewertungskriterien und Protokollform
• Meldeweg für Mängel und Frist für Nachbesserung
• Vorgehen bei wiederholten Mängeln

Vergütung, Material und Nebenpflichten

Die Vergütung wird in der Regel als monatlicher Festbetrag für die Unterhaltsreinigung vereinbart, ergänzt um Einzelpreise für Sonderleistungen. Wichtig ist, dass klar geregelt ist, welche Leistungen mit dem Festbetrag abgegolten sind und wie zusätzliche Arbeiten beauftragt und abgerechnet werden. Auch eine Regelung zur Anpassung bei Lohn- oder Kostenänderungen ist in Reinigungsverträgen üblich. Welche Kostenfaktoren dahinterstehen, erklärt der Ratgeber Kosten der Gebäudereinigung.

Klären Sie außerdem, wer welche Mittel stellt. Reinigungsmittel, Maschinen und Arbeitsgeräte bringt meist die Reinigungsfirma mit. Verbrauchsmaterial wie Toilettenpapier, Handtuchpapier, Seife und Müllbeutel wird unterschiedlich gehandhabt: Mal stellt es der Auftraggeber, mal wird es von der Reinigungsfirma geliefert und gesondert berechnet.

• Abstellraum für Reinigungswagen und Maschinen
• Wasser- und Stromanschluss im Objekt
• Entsorgung von Abfällen und Trennung von Wertstoffen
• Verbrauchsmaterial: wer bestellt, wer lagert, wer füllt auf
• Betriebshaftpflicht und Umgang mit Schäden

Laufzeit, Kündigung und Änderungen

Reinigungsverträge werden häufig unbefristet mit einer Kündigungsfrist oder mit fester Erstlaufzeit und anschließender Verlängerung geschlossen. Welche Variante passt, hängt davon ab, wie planbar Ihr Bedarf ist. Eine kurze Probezeit am Anfang kann helfen, die Zusammenarbeit zu testen.

Regeln Sie außerdem, wie Änderungen vereinbart werden. Wenn Flächen wegfallen, ein Stockwerk dazukommt oder Intervalle angepasst werden, sollte das schriftlich festgehalten werden. So bleibt der Vertrag aktuell und Abrechnung und Leistung stimmen überein. Wer später die Reinigungsfirma wechseln möchte, profitiert von klaren Regeln zur Rückgabe von Schlüsseln und Unterlagen; mehr dazu im Ratgeber Reinigungsfirma wechseln.

• Beginn der Leistung und gegebenenfalls Probezeit
• Laufzeit und Art der Verlängerung
• Kündigungsfrist und vorgeschriebene Form
• Vorgehen bei Flächenänderungen und Nutzungsänderungen
• Rückgabe von Schlüsseln, Transpondern und Unterlagen bei Vertragsende

Arbeitsschutz, Datenschutz und Verschwiegenheit

Reinigungsteams arbeiten in Ihren Räumen, oft allein und außerhalb der üblichen Arbeitszeiten. Der Vertrag sollte deshalb auch regeln, wie Sicherheits- und Arbeitsschutzthemen abgestimmt werden. Wenn mehrere Firmen im Gebäude tätig sind, verlangt das Arbeitsschutzgesetz eine Zusammenarbeit der Arbeitgeber. Praktisch heißt das: Gefahrenstellen, Notausgänge, Erste-Hilfe-Material und Ansprechpartner für Notfälle werden vor dem Start ausgetauscht.

In Büros, Praxen und Kanzleien liegen Unterlagen mit personenbezogenen Daten. Eine Vereinbarung zur Verschwiegenheit ist deshalb sinnvoll. Ob darüber hinaus weitere Vereinbarungen zum Datenschutz nötig sind, sollte Ihr Datenschutzbeauftragter einschätzen. Praktische Hinweise stehen im Ratgeber Datenschutz in der Büroreinigung.

Checkliste zum Abhaken

Die folgende Liste fasst die wichtigsten Punkte zusammen. Nutzen Sie sie beim Vergleich von Angeboten und vor der Unterschrift.

Bei Staffclean haben Sie einen festen Ansprechpartner und feste Reinigungsteams. Ein kostenloses und unverbindliches Angebot für Ihr Objekt in Schleswig-Holstein oder Hamburg erhalten Sie über die Angebotsanfrage oder die Seite zur Gebäudereinigung.