Datenschutz und Vertraulichkeit bei der Büroreinigung

Wo Reinigung und Vertraulichkeit sich berühren

Reinigungskräfte verarbeiten keine Daten – aber sie bewegen sich täglich zwischen ihnen. Auf Schreibtischen liegen Ausdrucke, an Pinnwänden hängen Telefonlisten, in Papierkörben landen Entwürfe, und auf Whiteboards stehen Notizen aus der letzten Besprechung. In einer Kanzlei, einer Steuerberatung oder einer Praxis sind darunter Informationen, die einem besonderen Schutz unterliegen.

Für Unternehmen bedeutet das: Wer Dritten Zugang zu Büroräumen gibt, sollte organisatorisch dafür sorgen, dass diese nicht mehr sehen als nötig und das Gesehene für sich behalten. Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt von Verantwortlichen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten. Wie diese im Einzelnen aussehen müssen, ist eine Frage für Ihre Datenschutzbeauftragte oder Ihren Datenschutzbeauftragten. Dieser Ratgeber zeigt, welche praktischen Regeln sich in der Reinigung bewährt haben – er ersetzt keine Rechtsberatung.

Typische Berührungspunkte im Büroalltag

Auffällig ist: Fast alle Maßnahmen liegen beim Auftraggeber selbst. Die Reinigungsfirma kann Regeln zuverlässig einhalten, aber nur, wenn sie vereinbart und im Objekt sichtbar umgesetzt sind.

Clean Desk: Die einfachste Schutzmaßnahme

Eine Clean-Desk-Regel verlangt, dass Mitarbeitende zum Feierabend Unterlagen wegschließen, Datenträger nicht offen liegen lassen und den Rechner sperren. Für die Reinigung hat das einen doppelten Nutzen: Vertrauliches ist geschützt, und freie Tischflächen lassen sich gründlich reinigen. Auf vollgestellten Schreibtischen wird meist nur um die Stapel herum gewischt.

Damit die Regel im Alltag hält, sollte das Reinigungsteam wissen, was es bei einem belegten Tisch tun soll. Bewährt hat sich die klare Anweisung: Nichts verschieben, nichts lesen, nichts wegwerfen, was nicht eindeutig Abfall im Papierkorb ist. Belegte Flächen werden ausgelassen. Mehr zum üblichen Umfang am Arbeitsplatz steht im Ratgeber Büroreinigung: Leistungsumfang.

Verschwiegenheitserklärung und Unterweisung

Viele Auftraggeber lassen sich bestätigen, dass die eingesetzten Reinigungskräfte zur Verschwiegenheit verpflichtet sind. Das geschieht entweder über eine Klausel im Reinigungsvertrag, über eine eigene Vertraulichkeitsvereinbarung oder über eine schriftliche Erklärung jeder eingesetzten Person. Welche Form für Ihr Unternehmen nötig ist, hängt von Branche und Daten ab. Berufsgeheimnisträger wie Ärztinnen, Anwälte oder Steuerberater haben hier zum Teil eigene Pflichten, die sie mit ihrer Kammer oder Beratung klären sollten.

Ebenso wichtig wie die Unterschrift ist die Unterweisung: Die Reinigungskräfte müssen verstehen, was im konkreten Objekt erwartet wird. Ein kurzer Termin bei Auftragsbeginn, in dem die Objektleitung die Regeln am Ort zeigt, wirkt mehr als ein Formular.

• Verpflichtung zur Verschwiegenheit über alles, was bei der Arbeit wahrgenommen wird, auch nach Ende des Einsatzes
• Keine Fotos in den Räumen des Auftraggebers, außer zur Dokumentation von Schäden nach Absprache
• Keine Begleitpersonen, keine fremden Personen ins Gebäude lassen
• Keine Nutzung von Telefonen, Rechnern oder Druckern des Auftraggebers
• Meldung an die Objektleitung, wenn offen liegende Unterlagen oder offene Türen auffallen

Papierkörbe, Akten und Datenträger

Der Papierkorb ist der häufigste Weg, auf dem Vertrauliches unbeabsichtigt das Haus verlässt. Wenn Mitarbeitende Ausdrucke mit Kundendaten in den normalen Papierkorb werfen, landen sie über die Reinigung im Altpapier. Die Lösung liegt in einer klaren Trennung: verschlossene Sammelbehälter für vertrauliche Unterlagen, die nicht von der Reinigung geleert werden, sondern von einem Dienstleister für Aktenvernichtung oder durch eigene Aktenvernichter.

Für die Vernichtung von Datenträgern beschreibt die Norm DIN 66399 Schutzklassen und Sicherheitsstufen. Welche Stufe für welche Unterlagen angemessen ist, legt Ihr Unternehmen fest. Die Reinigungsfirma sollte die Sammelbehälter weder öffnen noch leeren – ihre Aufgabe beschränkt sich auf den Standort sauber zu halten.

Ein Sonderfall sind Räumungen: Werden bei einer Büroauflösung Akten oder alte Rechner gefunden, gehören sie nicht in den Sperrmüll, sondern werden dem Auftraggeber übergeben oder auf dessen Anweisung fachgerecht vernichtet. Das gilt auch bei einer Entrümpelung von Kellern und Archiven.

Zugang und Zeiten als Teil des Datenschutzes

Vertraulichkeit hängt eng mit dem Zugang zusammen. Wer wann welche Räume betreten darf, sollte schriftlich geregelt sein, ebenso der Umgang mit Schlüsseln, Transpondern und Alarmcodes. Die Einzelheiten dazu finden Sie im Ratgeber Schlüssel und Zugang für die Reinigungsfirma.

Für besonders sensible Räume – Serverraum, Personalabteilung, Archiv – gibt es zwei Wege. Entweder werden sie nur in Anwesenheit einer Person des Auftraggebers gereinigt, oder sie sind ganz von der regelmäßigen Reinigung ausgenommen und werden zu vereinbarten Terminen begleitet gereinigt. Wer die Reinigung tagsüber durchführen lässt, hat hier einen Vorteil, weil Mitarbeitende anwesend sind; mehr dazu unter Daytime Cleaning.

Feste Teams statt ständig wechselnder Gesichter

Organisatorisch hilft es sehr, wenn immer dieselben Personen im Objekt arbeiten. Ein festes Team kennt die Regeln, weiß, welche Räume heikel sind, und fällt auf, wenn etwas nicht stimmt. Auch für die Mitarbeitenden des Auftraggebers ist es angenehmer, vertraute Gesichter im Haus zu haben. Fragen Sie bei der Auswahl einer Reinigungsfirma nach, wie Vertretungen geregelt sind und wie neue Kräfte in die Objektregeln eingewiesen werden.

Praxen und Einrichtungen des Gesundheitswesens haben zusätzlich Hygienevorgaben zu beachten, die sich mit dem Datenschutz überschneiden, etwa bei Behandlungsräumen mit Patientenakten. Hinweise dazu enthält der Ratgeber Praxisreinigung: Anforderungen.

Häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden

In der Praxis scheitert Vertraulichkeit selten an böser Absicht, sondern an unklaren Absprachen. Einige Muster tauchen in Büros zwischen Flensburg und Hamburg immer wieder auf – und lassen sich mit wenig Aufwand abstellen.

Ein weiterer Punkt betrifft die Mitarbeitenden des Auftraggebers selbst: Regeln wie Clean Desk wirken nur, wenn Führungskräfte sie vorleben und wenn klar ist, dass die Reinigung belegte Tische bewusst auslässt. Wer das intern einmal erklärt, vermeidet Beschwerden über angeblich ungereinigte Arbeitsplätze. Hilfreich ist auch, die Regeln nach einigen Wochen gemeinsam mit der Objektleitung zu überprüfen: Gibt es Räume, in denen regelmäßig Unterlagen offen liegen? Werden die Sammelbehälter rechtzeitig geleert? Solche kurzen Rückblicke kosten wenig Zeit und halten die Absprachen lebendig.

Kurze Checkliste für Ihr Büro

• Clean-Desk-Regel im Unternehmen eingeführt und bekannt
• Verschlossene Behälter für vertrauliche Unterlagen, getrennt vom Papierkorb
• Vertraulichkeitsregelung im Reinigungsvertrag oder als eigene Vereinbarung
• Unterweisung des Reinigungsteams am Objekt bei Auftragsbeginn
• Liste der Räume mit besonderen Regeln (nur begleitet, nur außen, gar nicht)
• Klare Anweisung für belegte Tische und beschriftete Whiteboards
• Abstimmung mit der Datenschutzbeauftragten oder dem Datenschutzbeauftragten, falls vorhanden

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