Büroreinigung: Was zur Standardleistung gehört und was nicht

Warum der Leistungsumfang so oft Streit auslöst

Fragt man Auftraggeber nach ihrer Erwartung an die Büroreinigung, hört man meist einen Satz: „Es soll sauber sein.“ Fragt man die Reinigungskraft, was sie heute zu tun hat, bekommt man eine konkrete Liste. Zwischen diesen beiden Sichtweisen liegt der häufigste Grund für Ärger: Was nicht beschrieben ist, wird nicht gemacht – oder nur nach Gefühl.

Ein typisches Beispiel aus einem Büro in Hamburg-Altona: Die Geschäftsführung ärgert sich über staubige Bilderrahmen und verschmierte Glastrennwände. Im Vertrag stehen aber nur „Böden, Tische, Papierkörbe, Sanitär“. Die Reinigungskraft hat also genau das erledigt, was vereinbart war. Niemand hat etwas falsch gemacht, und trotzdem ist niemand zufrieden.

Dieser Ratgeber trennt deshalb sauber: Was gehört üblicherweise zur laufenden Büroreinigung, was wird in längeren Abständen erledigt, und was ist eine Sonderleistung, die eigens beauftragt und eingeplant werden muss?

Die Standardleistung: was in fast jedem Büro dazugehört

Die laufende Büroreinigung ist eine Unterhaltsreinigung. Sie hält den Normalzustand, sie stellt ihn nicht erst her. Zum Kern gehören in den meisten Objekten diese Arbeiten:

• Papierkörbe leeren und Beutel bei Bedarf wechseln, Wertstoffe nach dem vorhandenen Trennsystem in die Sammelbehälter bringen
• Böden reinigen: Hartböden feucht wischen, Teppichböden saugen, Laufwege und Eingangsbereich besonders beachten
• Freie Arbeitsflächen auf Tischen und Ablagen feucht abwischen – also die Flächen, die nicht mit Unterlagen belegt sind
• Kontaktflächen wie Türklinken, Lichtschalter und Handläufe reinigen
• Sanitärräume vollständig reinigen, Verbrauchsmaterial auffüllen
• Teeküche: Spüle, Arbeitsfläche und Fronten reinigen, Boden wischen
• Eingangstüren und Glaseinsätze in Türen von Fingerabdrücken befreien

Wie oft jede dieser Arbeiten anfällt, ist eine eigene Frage. In einem kleinen Steuerbüro mit sechs Arbeitsplätzen reichen für die Büroräume oft zwei oder drei Termine pro Woche, während Sanitär und Küche öfter drankommen. Wie man das sinnvoll festlegt, beschreibt der Ratgeber Reinigungsintervalle festlegen.

Übersicht: Standard, Intervall oder Sonderleistung

Die folgende Tabelle zeigt eine Zuordnung, wie sie in vielen Büros funktioniert. Sie ist keine Norm, sondern eine praxisnahe Ausgangslage, die Sie für Ihr Objekt anpassen.

Der wichtigste Gedanke dahinter: Jede Leistung bekommt einen Ort, eine Tätigkeit und eine Häufigkeit. Erst dann ist sie prüfbar. Für die Teeküche finden Sie Details im Ratgeber Teeküche reinigen, für die WCs im Ratgeber Sanitärräume im Büro.

Was ausdrücklich nicht zur Standardleistung gehört

Manche Erwartungen sind verständlich, gehören aber nicht zur üblichen Büroreinigung. Wenn Sie diese Punkte wünschen, sprechen Sie sie bei der Anfrage an. Dann kann die Firma sie in Zeit und Ablauf einplanen.

Belegte Schreibtische: Liegen Akten, Notizen oder Technik auf dem Tisch, wird in der Regel nicht umgeräumt. Das hat gute Gründe – Vertraulichkeit und die Sorge, etwas durcheinanderzubringen. Viele Büros lösen das mit einer einfachen Regel: Was frei ist, wird gewischt. Wer seinen Tisch gereinigt haben möchte, räumt ihn abends ab.

IT-Geräte: Tastaturen, Bildschirme und Telefone reinigen manche Firmen mit, andere nicht. Bildschirme brauchen geeignete Mittel und wenig Feuchtigkeit. Klären Sie, ob Sie das wünschen und ob Geräte dafür ausgeschaltet sein müssen.

Pflanzenpflege, Geschirr, Aufräumen: Gießen, Spülmaschine bedienen oder liegengebliebene Tassen einsammeln sind Hausarbeiten im weiteren Sinn. Sie lassen sich vereinbaren, kosten aber Zeit, die sonst für die eigentliche Reinigung zur Verfügung steht.

Glas und Fenster: Glastrennwände in Augenhöhe werden oft von Griffspuren befreit. Die vollständige Reinigung von Fenstern, Rahmen und Glasfassaden ist dagegen eine eigene Leistung, siehe Glasreinigung.

Sonderleistungen, die einmal oder selten anfallen

Neben der laufenden Reinigung gibt es Arbeiten, die nur gelegentlich nötig sind. Sie verändern den Zustand des Gebäudes stärker, brauchen andere Maschinen oder müssen außerhalb der normalen Zeiten stattfinden.

• Grundreinigung von Hartböden, wenn sich Pflegefilm und Schmutz über Monate aufgebaut haben – mehr dazu im Ratgeber Grundreinigung im Büro
• Einpflege nach einer Grundreinigung, damit der Belag wieder geschützt ist
• Teppichboden-Tiefenreinigung, etwa nach dem Winter oder vor einem Mieterwechsel
• Reinigung nach Umbau, Umzug oder Veranstaltung, wenn ungewöhnlich viel Schmutz anfällt
• Polster und Stoffstühle mit Flecken oder Gebrauchsspuren
• Jalousien und Lamellen, die bei der Unterhaltsreinigung nur abgestaubt werden

Für diese Arbeiten lohnt sich ein eigener Termin mit klarer Absprache: Wer räumt Möbel, wann ist der Raum frei, wie lange muss ein Boden trocknen? So vermeiden Sie, dass eine Sonderleistung die laufende Reinigung verdrängt. Die Leistungsseite Grund- und Sonderreinigung gibt einen Überblick.

Den Leistungsumfang schriftlich festhalten

Der sicherste Weg ist ein Leistungsverzeichnis, das Raum für Raum beschreibt, was wie oft gemacht wird. Es muss nicht lang sein. Für ein mittleres Büro genügen oft zwei Seiten, wenn sie konkret sind. Hilfreich ist eine Gliederung nach Raumgruppen: Büros, Besprechung, Flure, Sanitär, Küche, Nebenräume.

Achten Sie auf drei Dinge. Erstens: Die Tätigkeit wird beschrieben, nicht das Gefühl. „Tische feucht wischen, soweit frei“ ist prüfbar, „gründlich reinigen“ nicht. Zweitens: Jede Zeile hat eine Häufigkeit. Drittens: Ausnahmen werden genannt, etwa „Serverraum nur nach Begleitung“ oder „Archiv monatlich“.

• Grundriss oder Raumliste mit Bodenbelägen beilegen
• Nutzung je Raum benennen (Einzelbüro, Großraum, Besprechung, Empfang)
• Gewünschte Uhrzeit und Zugang festlegen
• Verbrauchsmaterial klären: Wer bestellt, wer füllt auf?
• Ansprechpartner auf beiden Seiten benennen
• Kontrolle und Rückmeldung vereinbaren, etwa ein kurzer Rundgang pro Monat

Wie Sie ein solches Verzeichnis aufbauen, zeigt der Ratgeber Leistungsverzeichnis erstellen. Wenn Sie lieber nur das Ergebnis vorgeben und der Firma die Wahl der Häufigkeit überlassen, lohnt ein Blick auf die ergebnisorientierte Reinigung.

Typische Fehler bei der Festlegung

Aus der Praxis in Schleswig-Holstein und Hamburg kennen wir einige Muster, die immer wieder zu Nachbesserungen führen. Keiner davon ist kompliziert zu lösen, man muss ihn nur vorher bedenken.

• Pauschale Aufträge: „Büro komplett reinigen“ ohne Raumliste. Jeder versteht etwas anderes darunter.
• Nur Büroräume, keine Nebenflächen: Treppenhaus, Aufzug, Kellerflur und Müllraum fallen aus der Planung und verwahrlosen langsam.
• Intervalle ohne Bezug zur Nutzung: Ein Besprechungsraum, der täglich mit Gästen belegt ist, braucht mehr als ein selten genutztes Archiv.
• Keine Regel für belegte Tische: Dann wischt die Reinigungskraft entweder um alles herum oder räumt um – beides sorgt für Unmut.
• Sonderwünsche mündlich: Ein Zuruf an die Reinigungskraft ersetzt keine Absprache mit dem Objektleiter. Die Vertretung im Urlaub weiß davon nichts.
• Bodenpflege vergessen: Wird nur gewischt und nie grundgereinigt, wirkt ein Linoleumboden nach einigen Jahren stumpf, obwohl täglich gereinigt wird.

Ein Beispiel aus der Praxis

Eine Verwaltung mit zwei Etagen in Neumünster, rund zwanzig Arbeitsplätze, zwei Besprechungsräume, eine Teeküche, vier WCs. Vorher gab es einen Auftrag mit einem einzigen Satz: „Unterhaltsreinigung dreimal wöchentlich.“ Die Beschwerden betrafen vor allem die Küche und die Glastüren.

Nach einer gemeinsamen Objektbegehung wurde der Umfang neu gegliedert: Sanitär und Küche an jedem Werktag, Büros dreimal pro Woche, Besprechungsräume nach Belegung, Glastüren wöchentlich, hochliegende Flächen monatlich. Geschirr übernimmt weiterhin das Team selbst, der Kühlschrank wird freitags nach dem Ausräumen gewischt. Zweimal im Jahr kommt eine Grundreinigung der Flurböden hinzu.

Der Gesamtaufwand hat sich dadurch kaum verändert. Er ist nur anders verteilt – dorthin, wo die Nutzung tatsächlich stattfindet. Genau das ist der Kern eines guten Leistungsumfangs.

Was den Aufwand bestimmt

Konkrete Beträge nennen wir in Ratgebern bewusst nicht, weil sie ohne Besichtigung wenig aussagen. Den Aufwand beeinflussen vor allem die Fläche, die Zahl der Arbeitsplätze, der Bodenbelag, die Häufigkeit, die Zahl der Sanitärräume, die Möblierung und das Zeitfenster. Wer mehr über diese Faktoren wissen möchte, findet sie im Ratgeber Kosten der Gebäudereinigung.

Staffclean reinigt Büros in Schleswig-Holstein und Hamburg mit festen Teams und einem festen Ansprechpartner. Wenn Sie Ihren Leistungsumfang gemeinsam festlegen möchten, nutzen Sie die Angebotsanfrage – das Angebot ist kostenlos und unverbindlich.