Tarifbindung und faire Bedingungen: was Auftraggeber wissen sollten

Warum das Thema Auftraggeber betrifft

Wer eine Reinigungsfirma beauftragt, kauft vor allem Arbeitszeit. In kaum einer anderen Dienstleistung macht der Personaleinsatz einen so großen Teil der Leistung aus. Deshalb hängen Qualität, Verlässlichkeit und am Ende auch die rechtliche Sicherheit des Auftraggebers eng damit zusammen, unter welchen Bedingungen die Reinigungskräfte arbeiten.

Viele Auftraggeber betrachten Löhne als reine Angelegenheit des Dienstleisters. Das stimmt nur zum Teil. Das deutsche Recht sieht für bestimmte Fälle eine Haftung des Auftraggebers für Mindestentgelte vor, die ein beauftragtes Unternehmen seinen Beschäftigten schuldet. Wer das weiß, liest Angebote anders und stellt im Vertrag die richtigen Fragen.

Dieser Ratgeber nennt bewusst keine Lohnbeträge. Tarifwerte ändern sich regelmäßig, und für Ihre Entscheidung ist ohnehin wichtiger, ob ein Anbieter die geltenden Regeln nachvollziehbar einhält, als eine bestimmte Zahl im Kopf zu haben.

Welche Regeln für die Branche gelten

Für Löhne in der Gebäudereinigung gibt es mehrere Ebenen, die zusammenwirken. Die wichtigsten Begriffe im Überblick:

Ob und welche Tarifverträge der Gebäudereinigung zu einem bestimmten Zeitpunkt für die ganze Branche verbindlich sind, wechselt mit den Tarifrunden. Den aktuellen Stand finden Sie in den Veröffentlichungen des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales. Verlassen Sie sich nicht auf ältere Artikel oder auf Angaben aus zweiter Hand.

Tarifgebunden, tariforientiert, tarifgerecht: die Unterschiede

In Angeboten und auf Websites tauchen verschiedene Formulierungen auf, die ähnlich klingen, aber Unterschiedliches bedeuten. Es lohnt sich, genau nachzufragen.

• Tarifgebunden: Das Unternehmen ist Mitglied im tarifschließenden Arbeitgeberverband oder hat einen eigenen Tarifvertrag. Die Tarifverträge gelten dann unmittelbar für die Arbeitsverhältnisse der Gewerkschaftsmitglieder und werden in der Praxis meist für alle angewendet.
• Allgemeinverbindlich oder erstreckt: Gilt ein Tarifvertrag kraft Erklärung oder Verordnung für alle, muss auch ein nicht tarifgebundenes Unternehmen die betreffenden Mindestbedingungen einhalten.
• Tariforientiert: Das Unternehmen lehnt sich an einen Tarif an, ist aber nicht daran gebunden. Was genau übernommen wird, ist offen und sollte erfragt werden.
• „Wir zahlen über Tarif“: Eine Aussage ohne Bezugspunkt. Sinnvoll ist die Frage, über welchen Tarif und in welcher Lohngruppe.

Für den Auftraggeber ist nicht entscheidend, welches Wort im Prospekt steht. Entscheidend ist, dass die geltenden Mindestbedingungen eingehalten werden und dass die Kalkulation des Angebots dazu passt.

Die Haftung des Auftraggebers

Das Arbeitnehmer-Entsendegesetz enthält in § 14 eine Regel, die viele Auftraggeber überrascht: Ein Unternehmer, der einen anderen Unternehmer mit Werk- oder Dienstleistungen beauftragt, haftet für dessen Pflicht zur Zahlung des Mindestentgelts wie ein Bürge, der auf die Einrede der Vorausklage verzichtet hat. Die Haftung erfasst auch Nachunternehmer und eingesetzte Verleiher. Über § 13 Mindestlohngesetz gilt diese Regel entsprechend für den gesetzlichen Mindestlohn.

Praktisch heißt das: Bleibt ein Reinigungsunternehmen seinen Beschäftigten das Mindestentgelt schuldig, können diese unter Umständen direkt den Auftraggeber in Anspruch nehmen, ohne vorher gegen ihren Arbeitgeber klagen zu müssen. Wer genau als „Unternehmer“ im Sinne der Vorschrift haftet und wie weit die Haftung im Einzelfall reicht, ist eine Rechtsfrage, die von der Gestaltung des Auftrags abhängt. Lassen Sie das bei Zweifeln juristisch prüfen.

Unabhängig von der Rechtsfrage zeigt die Regel, wo der Gesetzgeber das Risiko sieht: bei Auftragsketten, in denen niemand mehr genau weiß, wer die Arbeit eigentlich ausführt. Je kürzer die Kette, desto übersichtlicher ist die Lage für alle Beteiligten.

Warum ein sehr niedriger Preis ein Prüfsignal ist

Reinigungsangebote lassen sich gut auf Plausibilität prüfen, weil die Rechnung überschaubar ist. Aus Fläche, Nutzung, Bodenbelägen und Intervall ergibt sich eine Zahl an Stunden, die realistisch für die Leistung nötig ist. Diese Stunden kosten das Unternehmen mindestens das geltende Mindestentgelt plus Lohnnebenkosten, Urlaub, Krankheitsvertretung, Anfahrt, Material, Geräte, Objektleitung und Verwaltung.

Liegt ein Angebot deutlich unter dem Feld, gibt es nur wenige Erklärungen: weniger Stunden als nötig, eine andere Leistung als ausgeschrieben, besonders effiziente Verfahren oder Kosten, die irgendwo nicht eingerechnet sind. Die ersten beiden führen fast immer zu Qualitätsproblemen. Effiziente Verfahren sollte ein Anbieter erklären können.

• Lassen Sie sich die kalkulierten Stunden je Woche oder Monat nennen, nicht nur einen Pauschalbetrag.
• Vergleichen Sie die Stunden mehrerer Angebote auf Grundlage desselben Leistungsverzeichnisses.
• Fragen Sie, mit welcher Leistungskennzahl (Quadratmeter je Stunde) gerechnet wurde und ob sie zu Ihrem Objekt passt.
• Prüfen Sie, ob Vertretung bei Urlaub und Krankheit eingeplant ist oder ob die Reinigung dann einfach ausfällt.

Mehr zu den Faktoren, die den Preis bestimmen, lesen Sie im Ratgeber Kosten der Gebäudereinigung.

Arbeitszeit, Ausweis und Kontrolle durch den Zoll

Die Gebäudereinigung gehört zu den Wirtschaftsbereichen, die das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz in § 2a ausdrücklich nennt. Beschäftigte müssen bei der Arbeit ihren Personalausweis, Pass oder ein Ersatzdokument mitführen und den Behörden der Zollverwaltung auf Verlangen vorlegen. Prüfungen der Finanzkontrolle Schwarzarbeit können deshalb auch in Ihrem Objekt stattfinden, etwa abends in einem Büro in Kiel oder morgens in einer Praxis in Neumünster.

Für diese Branchen schreibt § 17 Mindestlohngesetz außerdem vor, dass der Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum siebten Kalendertag nach der Arbeitsleistung aufzeichnet und die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahrt.

Für Sie als Auftraggeber bedeutet das zweierlei. Erstens sollten Reinigungskräfte wissen, dass sie ihr Ausweisdokument dabeihaben müssen, und Sie sollten bei einer Kontrolle nicht im Weg stehen. Zweitens hat ein ordentlich geführter Betrieb Zeitaufzeichnungen ohnehin vorliegen. Ein elektronisches Erfassungssystem im Objekt kann zugleich als Leistungsnachweis dienen und zeigt, dass die vereinbarten Zeiten tatsächlich gearbeitet werden.

Was Sie im Vertrag regeln können

Ein guter Reinigungsvertrag schafft Klarheit, ohne den Dienstleister zu bevormunden. Diese Punkte haben sich bewährt:

• Zusicherung: Der Auftragnehmer sichert zu, die für ihn geltenden gesetzlichen und tariflichen Mindestbedingungen einzuhalten.
• Nachunternehmer: Weitergabe an andere Firmen nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung; der Auftragnehmer verpflichtet Nachunternehmer in gleicher Weise.
• Freistellung: Eine Freistellungsklausel für den Fall, dass der Auftraggeber aus Mindestentgeltansprüchen in Anspruch genommen wird. Sie ersetzt die gesetzliche Haftung nicht, schafft aber einen Rückgriff.
• Nachweise auf Anforderung: etwa Unbedenklichkeitsbescheinigungen von Krankenkasse und Berufsgenossenschaft oder eine Bescheinigung des Finanzamts in Steuersachen.
• Personalwechsel: Information, wenn das feste Team im Objekt wechselt, damit Einweisung und Schlüsselübergabe geregelt bleiben.
• Preisanpassung: Eine nachvollziehbare Regel, wie mit Tarif- oder Mindestlohnerhöhungen während der Laufzeit umgegangen wird.

Gerade der letzte Punkt verhindert später Streit. Steigen die Mindestentgelte, steigen die Kosten des Dienstleisters zwangsläufig. Ist vorher geregelt, wie sich das auf den Preis auswirkt, müssen Sie nicht jedes Mal neu verhandeln.

Nachweise prüfen, ohne Misstrauen zu säen

Auftraggeber zögern oft, Nachweise anzufordern, weil sie das als Unterstellung empfinden. In der Praxis ist es umgekehrt: Seriöse Reinigungsbetriebe kennen diese Anfragen und haben die Unterlagen griffbereit. Wichtig ist, nur das anzufordern, was Sie auch wirklich ansehen. Eine Mappe voller Bescheinigungen, die niemand liest, schützt nicht.

Sinnvoll ist eine kurze Prüfung beim Start und danach in festen Abständen, etwa einmal im Jahr zum Vertragsgespräch. Einzelne Lohnabrechnungen oder Personaldaten der Beschäftigten gehen den Auftraggeber dagegen nichts an. Hier gilt der Datenschutz, und eine solche Forderung wäre unverhältnismäßig.

Welche Unterlagen bei öffentlichen Aufträgen verlangt werden, legt die Vergabestelle fest. Mehr dazu im Ratgeber Ausschreibung der Gebäudereinigung.

Faire Bedingungen jenseits des Lohns

Faire Arbeit in der Reinigung hängt nicht nur am Stundenlohn. Auch der Auftraggeber beeinflusst, unter welchen Bedingungen gearbeitet wird, und davon profitiert am Ende die Qualität im eigenen Haus.

Ein realistisches Leistungs- und Zeitgerüst ist der wichtigste Beitrag. Wer zu viel Fläche in zu wenig Zeit verlangt, erzeugt Druck, der sich in Fluktuation und schwankender Sauberkeit zeigt. Ebenso hilfreich sind ein Raum für Geräte und Material, ein Waschbecken für Putzwasser, Zugang zu einer Toilette und eine klare Ansprechperson im Haus.

• Arbeitszeiten, die mit dem Nahverkehr erreichbar sind, gerade in Randlagen wie Gewerbegebieten bei Itzehoe oder Rendsburg.
• Prüfen, ob Teile der Reinigung tagsüber laufen können, statt nur spät abends; dazu der Ratgeber Daytime Cleaning.
• Respektvoller Umgang im Haus: Reinigungskräfte sind Teil des Betriebs, auch wenn sie nicht auf der eigenen Gehaltsliste stehen.
• Rückmeldungen über die Objektleitung statt Zettel an der Tür; Hinweise zur sachlichen Reklamation stehen in einem eigenen Ratgeber.

Checkliste für Ihre Angebotsprüfung

• Ist die Leistung auf Grundlage desselben Leistungsverzeichnisses angeboten worden?
• Sind die kalkulierten Stunden genannt und zur Fläche plausibel?
• Gibt der Anbieter klar an, ob er tarifgebunden ist oder nach welchem Tarif er sich richtet?
• Ist geregelt, ob und mit wessen Zustimmung Nachunternehmer eingesetzt werden?
• Sind Vertretung, Objektleitung und Qualitätskontrolle eingeplant?
• Gibt es eine Regel für Preisanpassungen bei Tarif- oder Mindestlohnerhöhungen?
• Liegen die Unbedenklichkeitsbescheinigungen vor oder werden sie zugesagt?

Wenn Sie ein Angebot für Ihr Objekt in Schleswig-Holstein oder Hamburg einholen möchten, können Sie bei Staffclean über die Angebotsanfrage kostenlos und unverbindlich anfragen. Mit einem festen Ansprechpartner und festen Reinigungsteams lassen sich auch die oben genannten Punkte direkt besprechen, etwa für die Unterhaltsreinigung Ihres Büros.