Glossar
Raumbuch
Was ein Raumbuch ist, welche Angaben es für die Reinigung braucht und wie es Kalkulation, Vertrag und Kontrolle erleichtert.
Was ein Raumbuch ist
Ein Raumbuch ist eine Tabelle, in der jeder Raum eines Gebäudes mit seinen Eigenschaften steht: Raumnummer, Etage, Bezeichnung, Nutzung, Fläche, Bodenbelag und besondere Ausstattung. Ursprünglich stammt es aus Planung und Facility Management. Für die Gebäudereinigung ist es die wichtigste Mengengrundlage, weil sich aus ihm ablesen lässt, was wo zu reinigen ist.
In größeren Objekten wird das Raumbuch oft aus CAD-Plänen oder einem CAFM-System erzeugt. In kleineren Gebäuden genügt eine sauber gepflegte Tabellenkalkulation.
Sinnvolle Spalten für die Reinigung
| Angabe | Warum sie wichtig ist |
|---|---|
| Raumnummer und Etage | eindeutige Zuordnung bei Kontrolle und Reklamation |
| Nutzung | bestimmt die Raumgruppe und damit das Intervall |
| Bodenfläche | Basis für Zeitaufwand und Mengen |
| Bodenbelag | entscheidet über Verfahren und Pflegemittel |
| Ausstattung | Waschbecken, WC, Glastüren, Teeküche |
| Zugang | frei, mit Schlüssel, nur zu bestimmten Zeiten |
Aus diesen Angaben entstehen die Raumgruppen und schließlich die Positionen im Leistungsverzeichnis.
Praxis und typische Fehler
Raumbücher veralten schnell. Ein Büro wird zum Besprechungsraum, ein Lager zur Werkstatt, aus Teppich wird Designbelag. Wird das nicht nachgetragen, kalkulieren Bieter mit falschen Werten, und vor Ort passt der Plan nicht zur Wirklichkeit.
Ein Beispiel: Eine Verwaltung in Rendsburg schreibt die Reinigung mit einem älteren Raumbuch aus. Bei der Begehung fällt auf, dass drei Räume inzwischen Archiv sind und kaum betreten werden. Nach der Korrektur sinkt dort das Intervall, während der neu eingerichtete Sozialraum häufiger gereinigt wird.
- Flächen mit dem tatsächlichen Zustand abgleichen, nicht nur mit alten Plänen.
- Nicht zu reinigende Räume ausdrücklich kennzeichnen.
- Änderungsdatum und Bearbeiter vermerken.
Abgrenzung
Das Raumbuch beschreibt das Gebäude, nicht die Leistung. Erst das Leistungsverzeichnis legt fest, was in den Räumen getan wird. Fehlen verlässliche Flächen, hilft ein Aufmaß. Wie Sie mit diesen Unterlagen ein vergleichbares Angebot einholen, steht im Ratgeber Angaben für die Angebotsanfrage. Staffclean nutzt vorhandene Raumbücher als Grundlage für Angebote zur Gebäudereinigung.
Fragen zum Begriff — kurz beantwortet
Muss ich ein Raumbuch haben, um ein Angebot zu bekommen?
Nein. Bei kleineren Objekten genügt eine Begehung, bei der die Flächen erfasst werden. Ein vorhandenes Raumbuch beschleunigt aber die Kalkulation und macht Angebote besser vergleichbar.
Welche Fläche gehört ins Raumbuch?
Für die Reinigung zählt in der Regel die Bodenfläche, die tatsächlich gereinigt wird. Wie mit Einbauten oder Flächen unter Möbeln umgegangen wird, sollte vorher festgelegt werden.
Wer pflegt das Raumbuch?
Üblicherweise der Eigentümer, die Hausverwaltung oder das Facility Management. Änderungen sollten der Reinigungsfirma mitgeteilt werden, damit Leistungen und Abrechnung angepasst werden können.
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