Grundreinigung im Büro: wann, wie und was Sie vorbereiten

Was eine Grundreinigung im Büro leistet

Die tägliche oder wöchentliche Unterhaltsreinigung hält ein Büro im Alltag sauber. Sie entfernt losen Schmutz, leert Papierkörbe, reinigt Sanitärräume und Kontaktflächen. Was sie nicht leistet: festgesetzte Verschmutzungen lösen, abgenutzte Pflegeschichten erneuern oder Bereiche erreichen, die im Alltag verstellt sind. Dafür gibt es die Grundreinigung.

Bei einer Grundreinigung wird ein Raum oder eine Fläche bis auf das Material gereinigt. Bei Hartböden heißt das zum Beispiel, alte Pflegefilme und eingetretenen Schmutz mit Grundreiniger und Maschine zu entfernen und den Belag anschließend neu zu schützen. Bei Teppichböden bedeutet es eine Tiefenreinigung. Hinzu kommen Bereiche, die im Alltag zu kurz kommen: Heizkörper, Lampen, Türzargen, Fußleisten, Schranktops.

Den Unterschied zwischen beiden Reinigungsarten erklärt ausführlich der Ratgeber Unterhaltsreinigung oder Grundreinigung.

Woran Sie erkennen, dass sie fällig ist

Einen festen Kalender gibt es nicht. Wie oft eine Grundreinigung nötig ist, hängt vom Bodenbelag, von der Nutzung, vom Schmutzeintrag und von der Qualität der laufenden Pflege ab. In vielen Büros reicht ein Durchgang pro Jahr, stark frequentierte Eingangsbereiche brauchen ihn öfter. Deutliche Signale sind:

• Laufstraßen sind auf dem Boden sichtbar, etwa zwischen Eingang, Küche und Besprechungsraum.
• Der Boden wirkt grau oder fleckig, obwohl er regelmäßig gewischt wird.
• Unter Bürostühlen und an Tischkanten bilden sich dunkle Ränder.
• Teppichboden hat Flecken und Laufspuren, die das Saugen nicht mehr entfernt.
• In Ecken, an Fußleisten und unter Heizkörpern sitzt sichtbarer Altschmutz.
• Ein Mieterwechsel, Umbau oder Umzug steht an.
• Nach dem Winter: Streusalzränder und Splittspuren im Eingang.

Ein Beispiel aus einem Büro in Hamburg-Altona: Der Linoleumboden im Flur sah trotz täglicher Reinigung matt und streifig aus. Ursache war eine über Jahre aufgebaute Schicht aus Pflegemittel und Schmutz. Nach Grundreinigung und neuer Einpflege genügte wieder die normale Wischpflege.

Den richtigen Zeitpunkt wählen

Eine Grundreinigung braucht Zeit und freie Flächen. Böden müssen nach der Nassreinigung trocknen, neue Pflegeschichten brauchen Zeit, bis sie belastbar sind. Gute Zeitpunkte sind deshalb Phasen, in denen das Büro leer oder wenig genutzt ist.

• Betriebsferien im Sommer oder zwischen den Jahren, siehe auch Grundreinigung zwischen den Jahren
• Wochenenden und Brückentage, wenn Flächen abschnittsweise bearbeitet werden
• Vor dem Einzug in neue Räume oder nach dem Auszug des Vormieters
• Frühjahr, um die Spuren des Winters zu beseitigen, siehe Frühjahrsputz im Büro

Bei größeren Flächen empfiehlt sich eine Planung in Abschnitten. So können Teams in anderen Bereichen weiterarbeiten, während ein Flur oder eine Etage bearbeitet wird.

Ablauf einer Büro-Grundreinigung

Der genaue Ablauf richtet sich nach Raum und Belag. In den meisten Büros sieht er in groben Zügen so aus:

Teppichböden werden je nach Zustand gesaugt, vorbehandelt und anschließend mit Sprühextraktion oder einem anderen geeigneten Verfahren gereinigt. Welches Verfahren passt, beschreibt der Ratgeber Teppichboden im Büro reinigen.

Bodenbeläge brauchen unterschiedliche Verfahren

Der häufigste Fehler bei Grundreinigungen ist ein Verfahren, das nicht zum Belag passt. Linoleum verträgt keine stark alkalischen Reiniger, weil sie die Oberfläche schädigen können. Naturstein reagiert empfindlich auf Säure. Parkett darf nicht nass geschrubbt werden. Bei PVC- und Designbelägen kommt es auf die werkseitige Oberflächenvergütung an.

Vor jeder Grundreinigung sollte deshalb klar sein, welcher Belag verlegt ist und welche Pflegeanweisung des Herstellers vorliegt. Liegt sie nicht vor, hilft eine Probefläche an einer unauffälligen Stelle. Einen Überblick über die gängigen Beläge gibt der Ratgeber Bodenpflege nach Belag.

• Linoleum: mild bis schwach alkalisch reinigen, anschließend geeignete Pflege auftragen.
• PVC und Designbelag: Herstellerangaben zur Oberflächenvergütung beachten, Pflegefilm bei Bedarf erneuern.
• Kautschuk: eigene Pflegesysteme, oft ohne klassische Beschichtung.
• Naturstein und Feinsteinzeug: Mittel nach Gestein wählen, säurehaltige Reiniger nur, wo sie geeignet sind.
• Parkett: nur nebelfeucht, Grundreinigung je nach Oberfläche mit geöltem oder versiegeltem System.
• Teppichboden: Tiefenreinigung, Trocknungszeit vor dem Wiederbetreten beachten.

Was Sie als Auftraggeber vorbereiten

Eine Grundreinigung gelingt am besten, wenn die Flächen frei sind und alle Beteiligten wissen, was passiert. Vieles davon liegt beim Auftraggeber und lässt sich mit etwas Vorlauf gut organisieren.

• Mitarbeitende rechtzeitig informieren, wann welcher Bereich bearbeitet wird.
• Schreibtische freiräumen lassen, besonders Unterlagen und persönliche Gegenstände.
• Kabel vom Boden aufnehmen oder bündeln, Mehrfachsteckdosen hochlegen.
• Vertrauliche Unterlagen wegschließen, siehe Datenschutz bei der Büroreinigung.
• Klären, wer schwere Möbel bewegt, etwa Schränke oder Rollcontainer.
• Zugang, Schlüssel, Alarmanlage und Ansprechpartner für den Einsatztag festlegen.
• Wasseranschluss und Ausguss für die Maschinenarbeit benennen.
• Sperrzeiten für frisch gepflegte Böden kommunizieren.

In einem Büro in Neumünster hat sich ein einfacher Aushang bewährt: Am Freitagmittag räumen alle ihre Tische, am Montag ist der Boden fertig. Wer etwas auf dem Boden stehen lässt, findet es danach in der Küche wieder. So einfach diese Regel ist, sie spart viel Zeit am Einsatztag.

Mehr als Böden: Bereiche, die oft vergessen werden

Bei einer Grundreinigung denken die meisten Auftraggeber zuerst an den Boden. Für den Gesamteindruck eines Büros sind aber auch die Flächen wichtig, die im Alltag nicht oder nur oberflächlich gereinigt werden. Legen Sie vorher fest, welche davon zum Auftrag gehören, sonst entsteht am Ende der Eindruck, dass etwas fehlt.

• Heizkörper innen und außen sowie Heizungsrohre
• Lampen, Leuchtenabdeckungen und Lüftungsgitter, soweit ohne Demontage erreichbar
• Türen, Türzargen, Türgriffe und Lichtschalter
• Fensterbänke innen und Fensterrahmen, auf Wunsch zusammen mit der Glasreinigung
• Schranktops, Regalböden nach dem Ausräumen und Garderoben
• Teeküche mit Fronten, Kühlschrank und Geräten außen, siehe Teeküche reinigen
• Sanitärräume mit Fliesenfugen, Trennwänden und Armaturen

Nicht jeder dieser Punkte muss bei jeder Grundreinigung dabei sein. Sinnvoll ist eine Auswahl nach Zustand und Nutzung. In einem Großraumbüro in Kiel genügte es zum Beispiel, Heizkörper und Lüftungsgitter einmal im Jahr mitzunehmen, während Böden und Teeküche halbjährlich an der Reihe waren.

Abnahme und Pflege danach

Nach der Grundreinigung lohnt ein gemeinsamer Rundgang. Dabei werden die vereinbarten Leistungen geprüft und Auffälligkeiten sofort festgehalten. Manche Mängel lassen sich am selben Tag nachbessern, etwa ein vergessener Heizkörper. Andere, etwa alte Flecken, die sich nicht mehr entfernen lassen, sollten dokumentiert werden, damit später keine Missverständnisse entstehen.

Wichtig ist auch, wie es danach weitergeht. Eine frisch gepflegte Fläche verliert schnell an Wirkung, wenn die Unterhaltsreinigung nicht passt. Das Wischverfahren und die Pflegemittel der laufenden Reinigung sollten zum neuen Zustand passen. Sauberlaufzonen im Eingang halten den Schmutzeintrag gering und verlängern die Abstände bis zur nächsten Grundreinigung.

Hilfreich ist eine kurze Rückmeldung an das Team der laufenden Reinigung, falls es nicht dasselbe ist wie bei der Grundreinigung. Es sollte wissen, welche Pflege neu aufgebracht wurde, mit welchen Mitteln weitergewischt wird und welche Bereiche in den ersten Tagen geschont werden müssen. Ebenso sinnvoll sind Stuhlrollen, die zum Belag passen, und Filzgleiter unter Besprechungsstühlen. Kleine Maßnahmen wie diese entscheiden darüber, ob der Boden ein Jahr lang gepflegt aussieht oder schon nach wenigen Wochen wieder Laufspuren zeigt.

Typische Fehler und wie Sie sie vermeiden

Bei Grundreinigungen im Büro begegnen uns einige Fehler immer wieder. Die meisten lassen sich mit etwas Planung vermeiden.

• Die Grundreinigung wird zu spät beauftragt, wenn der Belag schon dauerhaft geschädigt ist.
• Unter den Schreibtischen bleibt alles stehen, die Reinigung erfasst nur die Laufwege.
• Die Trocknungszeit wird nicht eingeplant, und Stühle werden zu früh zurückgestellt.
• Es wird ein Universalmittel für alle Beläge verwendet.
• Leistungsumfang und Abnahme sind nicht schriftlich festgehalten.
• Die laufende Pflege bleibt unverändert, obwohl sie Teil des Problems war.

Kosten hängen bei einer Grundreinigung von Fläche, Belag, Verschmutzungsgrad, Möblierung und Zeitfenster ab. Seriös lässt sich das nur nach einer Begehung einschätzen. Staffclean führt Grundreinigungen in Büros in Schleswig-Holstein und Hamburg durch. Ein kostenloses und unverbindliches Angebot erhalten Sie über die Angebotsanfrage.