Reinigungsfirma für die WEG: vom Beschluss bis zum Vertrag

Worum es geht und was dieser Ratgeber nicht ist

In einer Wohnungseigentümergemeinschaft entscheidet über die Reinigung des Gemeinschaftseigentums nicht ein Einzelner. Treppenhaus, Keller, Müllplatz und Außenanlagen gehören allen Eigentümern gemeinsam, und so muss auch die Frage gemeinsam beantwortet werden, wer dort putzt und zu welchen Bedingungen.

Dieser Ratgeber beschreibt den praktischen Weg von der Idee bis zum laufenden Vertrag, wie er sich in vielen Gemeinschaften in Schleswig-Holstein und Hamburg bewährt hat. Er ersetzt keine Rechtsberatung. Fragen zu Beschlussmehrheiten, Anfechtung oder Kostenverteilung klären Sie mit Ihrer Verwaltung oder einer Fachanwältin bzw. einem Fachanwalt für Wohnungseigentumsrecht.

Typische Anlässe für die Vergabe sind schnell aufgezählt: Die Kehrwoche funktioniert nicht mehr, weil viele Eigentümer vermieten und die Mieter oft wechseln. Ältere Selbstnutzer können die Treppen nicht mehr wischen. Ein langjähriger Hausmeister geht in den Ruhestand. Oder die Anlage ist so groß geworden, dass niemand mehr den Überblick hat. In allen Fällen lohnt es sich, die Entscheidung nicht unter Zeitdruck zu treffen, sondern sie in Ruhe für die nächste Versammlung vorzubereiten.

Rechtlicher Rahmen in groben Zügen

Das Wohnungseigentumsgesetz sieht in § 19 vor, dass die Wohnungseigentümer eine ordnungsmäßige Verwaltung und Benutzung beschließen, soweit nichts durch Vereinbarung geregelt ist. Zur ordnungsmäßigen Verwaltung zählt das Gesetz ausdrücklich die Aufstellung einer Hausordnung und die ordnungsmäßige Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums.

Der Verwalter darf nach § 27 WEG Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung selbst treffen, wenn sie von untergeordneter Bedeutung sind und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen, oder wenn sie zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils nötig sind. Die Eigentümer können diese Befugnisse durch Beschluss erweitern oder einschränken. Ein auf Dauer angelegter Reinigungsvertrag für eine größere Anlage wird in der Praxis meist von der Versammlung beschlossen. Wo genau die Grenze liegt, sollte im Einzelfall mit der Verwaltung geklärt werden.

Wichtig ist außerdem die Gemeinschaftsordnung. Sie kann Regeln zur Reinigungspflicht der Eigentümer, zur Kostenverteilung oder zu Befugnissen des Verwalters enthalten. Bevor ein Beschluss vorbereitet wird, lohnt ein Blick hinein.

Den Beschluss gut vorbereiten

Je besser ein Beschluss vorbereitet ist, desto weniger Streit gibt es später. Eigentümer möchten wissen, warum eine Firma nötig ist, was sie leisten soll und was das ungefähr bedeutet. Eine unklare Vorlage führt oft dazu, dass der Punkt vertagt wird.

• Anlass beschreiben: Funktioniert die bisherige Eigenreinigung nicht mehr, gibt es Beschwerden, fällt ein Hausmeister weg?
• Leistungsumfang skizzieren: Welche Flächen, welche Intervalle, welche periodischen Arbeiten?
• Vergleichsangebote beilegen: Mindestens zwei, besser drei Angebote auf derselben Grundlage.
• Vertragslaufzeit und Kündigung: Wie lange bindet sich die Gemeinschaft, wie kann sie aussteigen?
• Ermächtigung des Verwalters: Darf er den Vertrag mit dem ausgewählten Anbieter abschließen und später kleine Anpassungen vornehmen?
• Folgen für die Hausordnung: Entfällt die Reinigungspflicht der Bewohner, muss die Hausordnung angepasst werden.

Ein Beispiel aus einer Anlage mit 24 Einheiten in Bad Segeberg: Der erste Antrag lautete schlicht „Beauftragung einer Reinigungsfirma“. Er scheiterte, weil niemand wusste, was beauftragt werden sollte. Im folgenden Jahr lag ein einseitiges Leistungsverzeichnis mit drei Angeboten bei, und der Beschluss ging ohne lange Diskussion durch.

Das Leistungsverzeichnis für die Gemeinschaft

Das Leistungsverzeichnis ist die Grundlage für vergleichbare Angebote und für die spätere Kontrolle. Es muss nicht kompliziert sein. Für eine Wohnanlage reicht oft eine Tabelle, die jede Fläche mit Tätigkeiten und Intervallen beschreibt.

Ergänzen Sie, was ausdrücklich nicht enthalten ist, etwa Sperrmüllentsorgung, Graffitientfernung oder Winterdienst. Der Winterdienst wird oft getrennt vergeben, sollte aber im selben Zug geklärt werden. Hinweise zu Treppenhausleistungen gibt der Ratgeber Treppenhausreinigung: Leistungen.

Angebote einholen und vergleichen

Für vergleichbare Angebote erhalten alle Anbieter dasselbe Leistungsverzeichnis und die Möglichkeit, das Objekt vorher anzusehen. Eine Begehung mit dem Verwalter oder einem Mitglied des Verwaltungsbeirats ist sinnvoll, weil viele Details nur vor Ort sichtbar werden: der Zustand des Bodens, die Erreichbarkeit der Fenster, der Zugang zu Keller und Müllraum.

Beim Vergleich lohnt sich der Blick auf mehr als die Endsumme. Gleiche Leistung ist nur gegeben, wenn Intervalle, Flächen und Zusatzarbeiten übereinstimmen. Ein günstigeres Angebot kann schlicht weniger enthalten.

• Sind alle Positionen des Leistungsverzeichnisses enthalten?
• Werden periodische Arbeiten gesondert oder in der Pauschale berechnet?
• Gibt es einen festen Ansprechpartner und eine Regel für Vertretung bei Urlaub und Krankheit?
• Wie werden Mängel gemeldet und behoben?
• Welche Laufzeit und Kündigungsfrist schlägt der Anbieter vor?
• Ist eine Betriebshaftpflichtversicherung nachgewiesen?

Allgemeine Hinweise zur Auswahl gibt der Ratgeber Reinigungsfirma finden. Welche Faktoren den Preis bestimmen, erklärt Kosten der Gebäudereinigung.

Vertrag: was die Gemeinschaft regeln sollte

Vertragspartner ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, vertreten durch den Verwalter. Der Vertrag sollte das Leistungsverzeichnis als Bestandteil nennen und die wichtigsten Rahmenbedingungen festhalten.

• Leistungsbeginn, Laufzeit und Kündigungsfristen
• Reinigungstage und Zeitfenster, etwa vormittags an Werktagen
• Schlüsselübergabe mit Protokoll und Regeln bei Verlust
• Ansprechpartner auf beiden Seiten und Meldeweg für Mängel
• Regelung für Feiertage, Ausfälle und Nachholtermine
• Vergütung, Anpassungsklauseln und Abrechnung der Zusatzleistungen
• Nachweis der Versicherung

Für die Abrechnung der Betriebskosten an vermietende Eigentümer ist es praktisch, wenn die Rechnung nach Leistungsarten gegliedert ist, also Gebäudereinigung getrennt von Außenanlagen und Winterdienst. Details zu Vertragsinhalten stehen im Ratgeber Reinigungsvertrag: Inhalte.

Steuerung im Alltag und Qualitätsprüfung

Nach dem Vertragsschluss kommt es auf die Steuerung an. Der Verwalter ist Ansprechpartner der Reinigungsfirma. Der Verwaltungsbeirat kennt das Haus oft besser und sieht Mängel früher. Die Bewohner nehmen die Leistung täglich wahr, sollten aber nicht direkt Anweisungen an das Reinigungsteam geben, sonst entstehen widersprüchliche Wünsche.

Bewährt hat sich ein fester Meldeweg: Bewohner melden Mängel an den Verwalter oder an ein Beiratsmitglied, das sie gesammelt weitergibt. Die Reinigungsfirma bestätigt den Eingang und meldet die Erledigung. Ein kurzes Protokoll, etwa ein Aushang mit Reinigungsdatum und Kürzel, schafft zusätzlich Transparenz im Haus.

Qualität entsteht nicht durch den Vertrag allein. Sinnvoll sind gemeinsame Begehungen in den ersten Monaten und danach in größeren Abständen, zum Beispiel vor der Eigentümerversammlung. So kann der Verwalter belegen, dass die Leistung geprüft wurde, und Änderungswünsche fließen geordnet ein.

Werden Mängel festgestellt, sollten sie konkret benannt werden: welche Fläche, welcher Zustand, seit wann. Allgemeine Klagen wie „das Treppenhaus ist schmutzig“ helfen niemandem. Wie eine strukturierte Prüfung abläuft, beschreibt der Ratgeber Qualitätskontrolle in der Reinigung. Bei wiederkehrenden Problemen hilft der Ratgeber Reklamation richtig anbringen.

Wechsel des Dienstleisters und Übergabe

Irgendwann steht in vielen Gemeinschaften ein Wechsel an, weil die Leistung nicht mehr passt, sich die Anlage verändert oder der bisherige Anbieter den Vertrag beendet. Dann ist eine geordnete Übergabe entscheidend. Sonst gehen Schlüssel, Absprachen und Wissen über Besonderheiten des Hauses verloren.

Prüfen Sie zuerst Laufzeit und Kündigungsfrist des bestehenden Vertrags. Ein Beschluss über den neuen Anbieter sollte so rechtzeitig fallen, dass zwischen dem letzten Einsatz der alten und dem ersten Einsatz der neuen Firma keine Lücke entsteht. Gerade im Herbst und Winter ist das wichtig, wenn Laub und Winterdienst anstehen.

• Schlüssel und Transponder vollständig zurückgeben lassen und gegen das Übergabeprotokoll prüfen.
• Besonderheiten des Hauses festhalten: empfindliche Beläge, Zugänge, Zeiten mit Ruhebedarf.
• Mit der neuen Firma eine Begehung vor dem ersten Einsatz durchführen.
• Bewohner per Aushang über Wechsel, Reinigungstage und Meldeweg informieren.
• Nach vier bis sechs Wochen eine erste gemeinsame Prüfung ansetzen.

Weitere Hinweise zum Ablauf gibt der Ratgeber Reinigungsfirma wechseln.

Häufige Stolpersteine in Eigentümergemeinschaften

Einige Probleme treten in Gemeinschaften immer wieder auf. Wer sie kennt, kann sie in der Vorbereitung vermeiden.

• Die Hausordnung verpflichtet weiterhin die Bewohner zur Reinigung, obwohl eine Firma beauftragt ist.
• Vermietende Eigentümer passen ihre Mietverträge nicht an und können Kosten nicht wie erwartet umlegen.
• Der Beschluss nennt keine Laufzeit oder keinen Kostenrahmen und wird dadurch angreifbar.
• Einzelne Eigentümer geben dem Reinigungsteam eigene Aufträge, die nicht im Vertrag stehen.
• Nach einem Verwalterwechsel ist unklar, wo Vertrag, Leistungsverzeichnis und Schlüsselprotokoll liegen.

Ob die Reinigung überhaupt vergeben werden soll oder ein Mischmodell besser passt, beleuchtet der Ratgeber Hausordnung oder Reinigungsfirma. Staffclean reinigt Wohnanlagen von Eigentümergemeinschaften in Schleswig-Holstein und Hamburg und erstellt auf Grundlage einer Begehung ein kostenloses und unverbindliches Angebot, das sich direkt als Beschlussvorlage verwenden lässt.